Effizienz trifft Innovation: Devoteam und die gkv informatik schaffen eine zukunftssichere IT-Landschaft
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Erfolgreiche SAP S/4HANA-Transformation für die gkv informatik mit optimierten Berechtigungskonzepten und verbesserter Daten-verarbeitung.
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Sicherstellung einer reibungslosen Transfor-mation im Zeit- und Budgetrahmen, wodurch die Grundlagen für bessere Effizienz und Reaktions-fähigkeit gelegt wurden.
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Wir unterstützen als zuverlässiger SAP-Partner mit tiefgreifender tech-nischer, sowie fachlicher Beratung und Expertise insbesondere in den Bereichen FI/CO, MM und CATS.
Über den Kunden gkv informatik
Die gkv informatik ist einer der führenden IT-Dienstleister im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung in Deutschland. Sie betreut Gesellschafter wie die AOK Nordost, die AOK NordWest und die AOK Rheinland/Hamburg. Für ihre Kunden setzt die gkv informatik den zentralen Beitragseinzug für Millionen von Versicherten um und unterstützt ca. 20.000 GKV-Mitarbeitende bei der Nutzung von IT-Anwendungen.
Die Herausforderung
Mit der Ankündigung des auslaufenden Supports für SAP R/3 stand die gkv informatik vor der Herausforderung, rechtzeitig auf SAP S/4HANA zu transformieren. Ziel war es, die Grundlagen für neue Funktionen und Verbesserungen von SAP S/4HANA zu schaffen und dabei Risiken durch eine frühzeitige Umstellung zu minimieren. Die gkv informatik suchte einen Partner mit Erfahrung in der Strategie- und Prozessberatung sowie im Projektmanagement und der technischen Umsetzung von SAP-Transformationen und wählte Devoteam als SAP Gold Partner, um diese Transformation reibungslos zu meistern.
Das Ziel
Die gkv informatik wollte eine zukunftsfähige, performante IT-Landschaft aufbauen, die Prozesse beschleunigt, Datenanalysen in Echtzeit ermöglicht und die Grundlage für innovative, benutzerfreundliche Anwendungen schafft. Ein weiteres Ziel war die Optimierung des Berechtigungskonzeptes, um Sicherheit und Effizienz weiter zu steigern.
Die Lösung
Um die gkv informatik optimal auf die Zukunft vorzubereiten, führten wir die umfassende Transformation auf SAP S/4HANA erfolgreich durch. Unser Vorgehen umfasste:
- Alles aus einer Hand: Als Full-Service-Anbieter für SAP-Dienstleistungen konnten wir die gkv informatik mit einem durchdachten, ganzheitlichen Ansatz überzeugen bei der alle Dienstleistungen – von der Projektleitung, Beratung, technische Umsetzung, Koordination von Dienstleistern, Testmanagement bis hin zum Betrieb – allesamt aus einer Hand koordiniert wurden.
- Technische Transformation: Mithilfe von SAP-Werkzeugen wie dem SAP Readiness Check, Simplification Items, Custom Code Analyzer und dem Migration Cockpit sorgten wir für eine präzise technologische Transformation. Zudem implementierten wir eine Entwicklungs- und Testumgebung, um Tests und Simulationen der Transformationsschritte vorab Revisionssicher durchzuführen.
- Datenmigration und -bereinigung: Für einen reibungslosen Übergang auf SAP S/4HANA wurden alle relevanten Daten konsolidiert und bereinigt, sodass eine verlässliche Datenbasis ohne Datenverlust geschaffen wurde.
- Erweiterung des Berechtigungskonzeptes: Zur Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards und einer präzisen Zugriffskontrolle wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Berechtigungsteam und den Fachanwendern eine umfassende Rollen- und Berechtigungsanalyse durchgeführt. Im Ergebnis entstand eine detaillierte Rollenzuweisung, die sicherstellt, dass jeder Nutzer exakt die für seine Aufgaben erforderlichen Zugriffsrechte erhält – nicht mehr und nicht weniger. Dieses Vorgehen gewährleistet maximale Datensicherheit und Effizienz in der Nutzung der Systeme.
- Entwicklung eines umfassenden Geschäftspartnerkonzeptes: Devoteam stellte eine konsolidierte Sicht auf alle relevanten Daten der Geschäftspartner sicher, wodurch eine einheitliche und transparente Datenverwaltung möglich wurde.
Fachliche Expertise in FI/CO, MM und CATS:
- FI/CO (Finanzen und Controlling): Wir führten umfassende Beratung, Konzeptionierung und Implementierung im Bereich Finanzbuchhaltung (FI) und Controlling (CO) durch, mit dem Ziel, die Hauptbuchhaltung (General Ledger) und die Anlagenbuchhaltung zu optimieren und gleichzeitig ein effizientes Berichtswesen zu gewährleisten.
- MM (Materialwirtschaft): Unser Team übernahm die fachliche Beratung und das Customizing für die Bereiche Einkauf, Bestellwesen und Dienstleistungswesen, um die Materialwirtschaft optimal an die neuen Anforderungen anzupassen. Dadurch konnte der Materialfluss verbessert und effizienter gestaltet werden.
- CATS (Zeitwirtschaft): Wir haben die bestehenden, stark eigenentwickelten Prozesse im Bereich CATS einer umfassenden Analyse unterzogen. Mithilfe der Custom Code Analysis konnten wir die Prozesse gezielt bewerten, optimieren und anpassen. Anschließend wurden die Anpassungen intensiv getestet, um eine nahtlose Migration auf die neue S/4-Technologie sicherzustellen und die Grundlage für zukunftssichere Zeitwirtschaftsprozesse zu schaffen.
Diese Maßnahmen schufen die Basis für eine leistungsstarke und flexible IT-Landschaft, die nicht nur die aktuellen Bedürfnisse der gkv informatik erfüllt, sondern auch zukunftsorientierte Entwicklungen und Innovationen ermöglicht.
Das Vorgehen
Die Umstellung auf SAP S/4HANA erfolgte nach einem dreistufigen Ansatz:
Discover & Prepare Analyse und Wissensaufbau der bestehenden Prozesse, Projektplanung und Zieldefinition.
Explore & Realize Durchführung eines Fit-to-Standard-Workshops, Systemkonfiguration, Customizing, Datenmigration und Testmanagement.
Deploy & Run Go-Live, umfassende Schulung der Nutzer und Bereitstellung von Support für einen reibungslosen Betrieb.
Das Ergebnis und nächste Schritte
Das erweiterte Berechtigungskonzept stellte sicher, dass Benutzer nur auf die Daten und Funktionen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Durch diese Maßnahmen wurde nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
Bei der Zusammenarbeit mit Devoteam standen für uns der ganzheitliche Beratungsansatz und das hohe technische Know-how im Vordergrund. Das professionelle Projektmanagement und die hohe Flexibilität des gesamten Projektteams haben mich beeindruckt. Jetzt können wir endlich die nächsten Schritte angehen: Mit der vollen Power von s/4 HANA und Fiori unsere Prozesse und User Experience verbessern. Das wird uns in Zukunft Zeit und Kosten sparen.“
Nico Steckelberg
Manager Interne IT gkv informatik
Die erfolgreiche Transformation auf SAP S/4HANA brachte darüber hinaus auch noch deutliche Vorteile:
Zeit- und Budgettreue Die pünktliche, budget-gerechte Durchführung ermöglichte es der gkv informatik, die Vorteile der neuen Plattform sofort zu nutzen.
Optimierte Datenverarbeitung Echtzeit-Analysen und -Verarbeitung sollen in Zukunft zu einer signifikanten Effizienz-steigerung führen.
Verbesserte Nutzererfahrung Das optimierte Berechtigungskonzept wird künftig den Arbeits-alltag erleichtern und die Sicherheit verbessern.
Dank der Transformation ist die gkv informatik nun bestens aufgestellt, um auch zukünftigen Anforderungen im IT-Dienstleistungsumfeld der gesetzlichen Krankenversicherung gerecht zu werden.