De sociale loketten van de gemeente Rotterdam werkten met vier
verschillende systemen. Daar moest verandering in komen.
Met Devoteam’s Hans van der Velden in de lead, heeft de gemeente op 16 oktober de Gesloten Europese Aanbesteding kunnen tekenen voor één werkbaar casusregiesysteem voor VraagWijzers, Wijkteams, Jongerenloket en Stedelijke Zorg.
Deze opdracht was niet nieuw voor Devoteam. Sinds de decentralisatie voeren zij regelmatig consultancy-opdrachten bij gemeenten uit, voor een verbeterde informatievoorziening omtrent WMO, jeugdzorg en Participatie. Deze procesoptimalisatie binnen het sociaal domein van de gemeente Rotterdam was dus een project waarin Devoteam inmiddels een ervaren speler is.
Hans van der Velden: ”Dit project was flink. Wij hebben hier een grote rol in gespeeld. Dankzij de juiste beschrijving van de vereisten van het systeem konden we gericht op zoek. Het moest voldoen aan alle eisen van de aankomende AVG. Daarnaast moest de casusregie worden geïmplementeerd waarmee de gemeente Rotterdam haar burgers nu sneller en gerichter van dienst kan zijn. Dit alles moest samenkomen met de wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) en de jeugdwet in het achterhoofd.”
Nadat verschillende strategische partners onder de loep waren genomen kwam Topicus Overheid BV als beste uit de bus. Programmamanager van de Gemeente Rotterdam, Jeroen Cival: ”De aanbesteding is gevallen op een gebruiksvriendelijk systeem waarmee onze collega’s van de zorgloketten gemakkelijk kunnen werken. Omdat alle onderliggende data van de vier huidige systemen wordt overgeheveld naar één nieuw systeem ontstaat er één procesflow. Hierdoor kunnen zij sneller bij de meest actuele informatie. Daarnaast vervallen er verschillende administratieve taken. Wij zijn hier heel blij mee, want op deze manier kunnen wij de burgers snel respons bieden.”
De expertise van Hans heeft ertoe geleid dat het proces snel en strak verliep. Hans van der Velden: “In september 2017 zijn we gestart en in oktober 2018 hebben we getekend. Naast een strakke planning was het teamgevoel ook erg goed.” Jeroen Cival beaamt: “Het gehele proces is conform de planning en verwachtingen verlopen. De communicatie was zeer goed. Dat is positief, want hierdoor kunnen we het ritme doorzetten welke we in gedachten hadden en kunnen we volgens planning doorpakken naar de implementatie.”
Nu de aanbesteding getekend is blijft Devoteam’s Hans betrokken bij het gehele proces: ”We zijn begonnen met de migratie van het hele systeem. Het is de bedoeling dat alle data van het oude systeem wordt overgeheveld naar het nieuwe systeem. Met de vereisten van de AVG als leidraad. Daarnaast zijn we van start gegaan met het ontwikkelen van de benodigde functionaliteiten welke nu nog niet geïmplementeerd zijn. Een mooi project dus!”