Als Business Consultant binnen en gelieerd aan het Sociaal Domein werk ik voornamelijk in Agile organisaties / projecten. Persoonlijk vind ik de uitgangspunten van een Agile werkwijze erg prettig, sterker nog je zou kunnen stellen dat ik een Agile evangelist ben. Desalniettemin zie ik veel organisaties enorm worstelen met de Agile werkwijze en kan je je afvragen of het wel zo verstandig is om Agile te (gaan) werken. Met de traditionele watervalmethode is toch niks mis mee? Nee zeker niet, als een watervalmethode past bij de cultuur, projecten en omgeving van de organisatie, is daar niks mis mee en adviseer ik om daar vooral mee door te gaan. Past een Agile werkwijze beter, omdat bijvoorbeeld meer wendbaarheid voor veranderingen is vereist, dan is het wel zinvol om een transitie te overwegen.
Op het internet zijn genoeg lijstjes te vinden die Agile (transformatie) valkuilen beschrijven. Dat zal ik je niet aandoen, ook vind ik een Ctrl+c Ctrl+v verhaal niet zo leuk om te schrijven en geef ik liever voorbeelden uit mijn eigen praktijkervaring. Oké Mr. Business Consultant, waar moet ik dan op letten als we Agile (willen) werken en wat zouden we eraan kunnen doen?
Mindset en verwachtingen van Agile werken
Waar het dan nog wel eens misgaat is de juiste mindset en verwachtingen scheppen binnen de organisatie. Agile vergt een andere stijl van werken, is niet evident en kost moeite om te implementeren. Het zou behoorlijk bijzonder zijn als zonder slag of stoot een organisatie een Agile transformatie ondergaat of Agile werkt. Immers Agile werken is een continu proces van verbeteren en dat begint bij veranderen en fouten maken, deze te (h)erkennen en je hierop aan te passen.
Buy-in
Waar het ook nog wel eens mis gaat is de buy-in binnen de organisatie. Wil de organisatie wel veranderen? Dwarsliggers vind ik niet erg, zolang ze maar op het spoor liggen. Over het algemeen werkt Agile niet zo goed als medewerkers in de organisatie ideeën zoals ‘Agile is gewoon stom, ik hanteer lekker mijn eigen werkwijze’, of ‘Laten we iets doen wat haaks staat op de Agile mindset’ of mijn favoriet de befaamde struisvogel techniek ‘Wat ik niet zie is er niet’ erop nahouden. Het enige wat het creëert is een self fulfilling prophecy. Leg daarom een werkwijze vooral niet op, zorg ervoor dat iedereen meedoet en zeggenschap heeft. Een transformatie werkt alleen als iedereen een intrinsieke motivatie heeft om dat te doen.
Veranderen kost tijd
We klappen twee keer in onze handen en nu werkt iedereen Agile. Een beetje flauw, maar helaas werkt het niet zo. Het kost tijd en moeite om te veranderen, de één sneller dan de ander. Mensen hebben geen kwade intenties bij hetzelfde blijven doen. We houden graag vast aan structuur, hetgeen wat we kennen. Kijk maar eens hoe vaak jezelf of iemand anders op dezelfde plek zit bij het werk, eten of een andere routine. Dit geldt ook voor andere gewoontes die in de vorige werkwijze normaal waren. Als je aan dagelijkse rapportages, voorspellend planmatig werken en uitgekristalliseerde oplossingen gewend bent, is het moeilijk om hier ineens vanaf te stappen. Grijp terug naar welk doel deze middelen proberen te bereiken, hoe dit met de nieuwe werkwijze ook bereikt kan worden en begeleid mensen hier stap voor stap bij. Zorg dat de nieuwe werkwijze het nieuwe normaal wordt.
De organisatiestructuur aanpassen
We klappen drie keer in onze handen en nu is de organisatie Agile. Het zou toch leuk zijn als dit zou kunnen. Een organisatiestructuur en werkwijze gaan hand in hand. De nieuwe werkwijze moet synchroon lopen met de organisatieonderdelen, rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Ook het alloceren van budgetten en projectfinanciering moet hierop afgestemd worden. Zorg ervoor dat dit een integraal onderdeel binnen je werkwijze wordt.
Niet ieder project is een Agile project
Maar we werken toch Agile? Ja, maar dat betekent nog niet dat je altijd dezelfde projectmanagement methode kan toepassen. Soms past een andere projectmethodiek – zoals waterval of een combinatie met Agile – beter. Als een project een vaste deadline, scope, resources en kwaliteit heeft, ga dat alstublieft niet als een Agile project managen. Dat is vragen om problemen. Wat je wel kan doen is een Agile mindset toepassen, waarbij andere Agile uitgangspunten zoals transparantie de boventoon voeren. Het belangrijkste is dat iedereen begrijpt en accepteert hoe in het project gewerkt gaat worden.
Teams zelf sturen
Ik denk niet dat men dit bedoelde toen ze de term zelfsturende teams bedachten. Om zelfsturende teams mogelijk te maken moet je wel resultaatgericht gaan werken. Geef aan wat je wilt en laat het team beslissen hoe ze dat gaan doen. Ondersteun het team hierbij met de benodigde resources, kennis en werkvreugde om dit mogelijk te maken.
Agile is de bijbel
Agile puristen, die zou je toch het liefst kennis willen laten maken met <<voeg hier uw favoriete marteltuig toe>>. Als je niet in de geest van Agile kan werken, maar het 1 op 1 probeert over te nemen dan heb je het niet helemaal begrepen. Het uitgangspunt zou moeten zijn dat je Agile werken moet afstemmen op jouw organisatie en niet andersom. Ik ben zelf een voorstander van de ‘fit-for-purpose‘ aanpak. Pas alleen toe wat voor jouw organisatie werkt. Het is daarbij wel belangrijk om de werkwijze goed te blijven beschrijven in een ‘Way of Working’ document, aangezien je het niet kan Googlen.
Me, myself and I
Agile werken is niet iets wat we alleen intern doen, maar ook extern. Helaas zie ik dit in de praktijk nog wel eens fout gaan. Intern heeft men het Agile werken redelijk op orde, maar als er samengewerkt moet worden met een andere partij is flexibiliteit en transparantie ineens ver te zoeken. In de nieuwe werkwijze is geen rekening gehouden met ketensamenwerking, met als gevolg dat we terugvallen op onze oude gewoontes. Neem ketensamenwerking op in je werkwijze en organisatiestructuur. Bij ketensamenwerking is (h)erkennen, benoemen en consensus creëren bij tegenstrijdige belangen en oplossingsrichtingen – op basis van flexibiliteit, vertrouwen en transparantie – de sleutel naar een succesvolle samenwerking.
Agile in het Sociaal Domein
Mensen die in of gelieerd aan het Sociaal Domein werken zullen herkennen dat het een veranderlijke omgeving is. Door veranderende wetgeving, grote mate van keuze vrijheden en (verplichte) keten(samen)werking heeft het Sociaal Domein meerdere gezichten met alsmaar veranderende gelaatsuitdrukkingen. Over het algemeen genomen past een Agile werkwijze, zowel voor IT als non-IT gerelateerde organisaties / projecten, goed bij het Sociaal Domein door de ingebakken wendbaarheid en transparantie.
Overweeg je om de transitie naar Agile te maken, levert het nog niet de verwachte resultaten of wil je sparren over specifieke use cases? Mijn collega’s en ik denken graag met je mee over de aanpak en werkwijze die bij jullie situatie past. Het team Public Consulting bestaat uit een gemêleerd gezelschap van Sociaal Domein experts op diverse gebieden zoals beleid, stuurinformatie, processen, privacy, informatievoorziening en (digitale) transities.