Hoe je obstakels zoals tijd, budget en bereidheid tegenkomt tijdens een change management traject.
Wanneer je als change manager aan een nieuw project begint, heb je grote verwachtingen en hopen ideeën over hoe je je veranderstrategie gaat uitrollen. Tijdens het change management traject komt u meestal een aantal obstakels tegen, zoals tijd, budget en bereidheid.
Om van uw volgende IT-project in 2023 een succes te maken, deel ik met u de drie factoren die mijn meest recente verandermanagementproject tot een succes hebben gemaakt: sponsoring, ruimte om te praten en plezier. De afgelopen twee jaar werkte ik aan verschillende migratieprojecten waarbij ik klanten mocht begeleiden bij de overstap van Microsoft Office naar Google Workspace.
In IT-projecten wordt change management vaak gezien als een luxe. Projectteams focussen (terecht) op de kosten ten nadele van het change management en vergeten de ROI die verandering zou kunnen brengen…
Als change manager is het daarom belangrijk om het belang van sponsoring, ruimte om te praten en het plezier van iedereen die betrokken is, in elk project op te nemen. Twijfels over de noodzaak van change management zullen dan in het niets verdwijnen.
1. Sponsoring: het is belangrijk om de juiste sponsor aan boord te hebben
Elke sponsor is anders. Sommigen zijn te afwezig of niet gemotiveerd genoeg, anderen zijn precies wat het project nodig heeft. Tijdens mijn recente project kwam ik een sponsor tegen waar verandermanagers alleen maar van kunnen dromen. Zij had de juiste vaardigheden en de tijd om in het project te investeren. Dankzij haar was het bewustzijn rond het project groot, werd de communicatie gestuurd vanuit een persona met de juiste stem voor verandering, en begrepen de gebruikers waarom de verandering plaatsvond.
Mijn tip voor jou als verandermanager is om binnen het team waarmee je samenwerkt op zoek te gaan naar de sponsor die het project nodig heeft. Breng deze aan de orde en ga in gesprek totdat je de juiste persoon hebt gevonden die het project samen met jou kan dragen.
2. Ruimte om te praten
Tijdens mijn laatste project bood de klant aan om zijn interne social media platform te gebruiken. Er was ruimte voor medewerkers om in gesprek te gaan over de verandering. Goede of slechte feedback, vragen, zorgen, alles kon gepost worden. Enigszins riskant hoor ik je denken, maar het platform werd de snelste manier om hoofdzaken te communiceren, vragen te stellen over het gebruik van een tool en nog beter; positieve feedback te delen over de nieuwe tools.
De open manier van communiceren is iets wat ik zeker meeneem naar mijn volgende projecten. De mensen in het team voelden zich gehoord en gerustgesteld, wat de open communicatie bevorderde. Mocht het niet passen in een ander project of context, dan is er altijd tijd voor aanpassingen of andere kanalen om mee te communiceren.
3. Maak het leuk met gamification
Verandering kan leuk zijn! Laat me dat nog eens zeggen; Verandering is absoluut leuk!
Om verandering te gamificeren moet je je klant overtuigen om tijd, en geld (het hoeft niet veel te zijn) te investeren. De return on investment die je krijgt van het leuk maken van de verandering door middel van gamification zal boven verwachting zijn.
Voor het recente migratieproject organiseerden we gedurende enkele weken een bedrijfsbrede speurtocht. Gebruikers werden in kleine teams verdeeld en moesten acties uitvoeren om punten te verdienen. De acties waren een mix van leuke en serieuze activiteiten, zoals meedoen aan een Google-training, een training opnemen met je team via Google Meet, meedoen aan een Google-quiz, op schattenjacht gaan en nog veel meer.
Het team met de meeste punten kreeg een Amazon-bon voor elk teamlid en als kers op de taart kreeg de speler die individueel de meeste punten verdiende nog een bon om uit te geven.
We beseften dat de speurtocht werkte dankzij de e-mails die we van de deelnemers kregen. Teamleden riepen collega’s op om snel deel te nemen aan een training of vroegen naar hun huidige scores om te weten wat de inspanning zou zijn om de koploper in te halen.
Met de gamification werd de overstap naar Google Workspace erkend. Gebruikers kregen de kans om te leren over de tools en hadden plezier.
