Novedades en Google Workspace – [Última actualización: enero de 2025]

El 15 de enero de 2025, Google Workspace anunció que Google AI estará disponible para todas las empresas al incluirlo en los planes Workspace Business y Enterprise.

A partir del 29 de enero de 2025, Gemini se activará automáticamente en tu entorno de Google Workspace (si aún no lo estaba). Los usuarios de Google Workspace podrán:

• Usar asistencia con IA en todas sus herramientas de trabajo favoritas, incluyendo Gmail, Docs, Sheets, Meet, Chat, Vids y más.
• Interactuar con Gemini Advanced y crear Gems, expertos en IA personalizados que ayudan a completar tareas y flujos de trabajo según las indicaciones del usuario.
• Acceder a NotebookLM Plus, un asistente de investigación basado en IA.

Como partner líder de Google Cloud, Devoteam trabaja contigo para diseñar una estrategia personalizada que se adapte a tus necesidades y objetivos. Esto incluye:

• Identificar las mejores formas de integrar Gemini en tu organización.
• Desarrollar programas de formación adaptados al estilo de aprendizaje de tu equipo.
• Ofrecer soporte continuo para garantizar una transición fluida y usuarios seguros en su uso.

Nuestros expertos en gestión del cambio te ayudarán a comunicar los beneficios de Gemini, resolver dudas y fomentar una cultura en la que todos adopten esta nueva tecnología.ini’s benefits, address any concerns, and build a culture where everyone embraces this new technology.

Novedades en Google Workspace – [Diciembre 2024]

Las actualizaciones de Google Workspace en el Q4 de 2024 incluyen nuevas funciones y mejoras en comunicación, colaboración, administración y Gemini para Google Workspace. Estas novedades buscan optimizar los flujos de trabajo y facilitar el uso para los usuarios.

Principales actualizaciones:

Programa Jump Start para Chrome OS

Jump Start es un nuevo programa de Google que te ofrece 40 horas de asistencia para planificar y configurar ChromeOS. Además, incluye 20 tickets de soporte gratuitos.

Requisitos para unirse:
✔️ Activar 40 licencias de ChromeOS.
✔️ No haber comprado una licencia de Chrome en los últimos dos años.

Comunicación

? Huddles: Google Chat con llamadas instantáneas
Google Chat ahora permite iniciar reuniones de audio rápidas llamadas Huddles, impulsadas por Google Meet. Esta función permite a los usuarios comenzar reuniones directamente dentro de Google Chat sin necesidad de cambiar de aplicación. También se puede activar vídeo o compartir pantalla si es necesario.

✔️ Disponible en todas las versiones de Google Workspace.
✔️ Activado por defecto para quienes tienen Google Meet habilitado.

? Secciones personalizadas en Google Chat
Ahora puedes organizar tus conversaciones en Google Chat en secciones personalizadas. Esto permite clasificar chats grupales y espacios por proyecto, equipo o tema, facilitando la búsqueda de información.

✔️ Disponible para todos los usuarios y activado por defecto.

? Responde mensajes sin abrir las conversaciones
Ahora puedes responder mensajes directamente desde la pantalla de inicio de Google Chat, sin necesidad de abrir cada conversación individualmente.

✔️ Respuestas más rápidas y mejor seguimiento de múltiples chats.
✔️ Activado por defecto en todas las versiones de Google Workspace.

Colaboración

? Nuevos bloques en Google Docs
Google Docs incorpora nuevos bloques para facilitar el trabajo, incluyendo:
✔️ Seguimiento de tareas
✔️ Listas de contactos
✔️ Registros de decisiones

Estos bloques estructurados ayudan a gestionar proyectos, contrataciones y otras tareas. Para usar el seguimiento de tareas, el administrador debe activar Google Tasks.

?️ Creación de imágenes en Google Docs con Gemini
Los usuarios con acceso a Gemini ahora pueden generar imágenes directamente en sus documentos y páginas de portada sin necesidad de herramientas externas de edición.

✔️ Activado por defecto.
✔️ Disponible en todas las licencias de Gemini para Google Workspace.

? Audiencia restringida en Google Forms
Ahora puedes limitar quién puede responder a un formulario dentro de la configuración de publicación. Esto permite asegurarte de que solo los usuarios relevantes lo completen.

? Google Drive Chat App
Ahora es posible responder comentarios y cambiar configuraciones de uso compartido dentro de Google Chat a través de la nueva app de Google Drive.

? Referencias a tablas en Google Sheets
Ahora puedes referenciar el nombre de una tabla dentro de una fórmula. Si la tabla se mueve, la fórmula la seguirá automáticamente.

✍️ Firmas electrónicas en PDFs
Google Drive ahora permite añadir firmas electrónicas en PDFs y enviarlos para su firma sin salir de la plataforma.

Administración

? Permisos restringidos para aplicaciones de terceros
Los administradores ahora pueden definir permisos más restrictivos para aplicaciones de terceros, eligiendo qué servicios y qué datos pueden acceder estas aplicaciones.

? Exportación y recuperación de datos con cifrado del lado del cliente
Las retenciones legales, la exportación de datos y la recuperación a través de Google Vault ahora son compatibles con cifrado del lado del cliente, utilizando un certificado para descifrar los archivos.

? Visualización de políticas de seguridad
Ahora, un nuevo indicador visual mostrará las limitaciones de seguridad en documentos de Google Docs, Sheets, Slides, Videos y Drive.

? Protección de datos en Gmail (DLP)
Se pueden aplicar reglas y etiquetas de prevención de pérdida de datos (DLP) en Gmail. Dependiendo de la configuración, los correos electrónicos pueden:
✔️ Ser restringidos
✔️ Revocados
✔️ Bloqueados antes de enviarse

? Inventario de Drive
Ahora es posible exportar un historial completo del contenido de Google Drive y sus configuraciones de uso compartido a BigQuery.

Gemini

? App de Gemini en móviles
La app móvil de Gemini ya está disponible para usuarios de Google Workspace en Android e iOS. Sin embargo, no es compatible con perfiles de Android for Work.

? Integración de Gemini con Calendar
El panel lateral de Gemini en Gmail ahora permite:
✔️ Programar eventos en el calendario directamente.
✔️ Ver próximas reuniones sin salir de Gmail.

? Gems y archivos sin conexión
Ahora puedes usar Gemini con archivos subidos sin conexión, incluyendo:
✔️ Texto, documentos Word, archivos Excel y TSVs.
✔️ Hasta 10 archivos de un máximo de 100 MB cada uno.

Novedades en Google Workspace – [Septiembre 2024]

Las actualizaciones del Q3 2024 refuerzan la visión de un entorno de trabajo donde la colaboración es fluida, los datos son accesibles y la IA potencia la productividad. Con más de 10 nuevas funciones en comunicación, colaboración, administración y Gemini, Google Workspace ha lanzado mejoras que redefinen la experiencia del usuario.

Comunicación

✅ Recurrencias personalizadas e invitaciones a reuniones programadas
Ahora puedes establecer recurrencias personalizadas en la programación de citas, como reuniones quincenales o mensuales. También puedes invitar invitados a las reuniones programadas. Disponible en la mayoría de las versiones de Google Workspace.

✅ Nueva interfaz de Google Meet
Google Meet estrena un nuevo diseño con los controles de reunión ubicados en la parte inferior de la pantalla. Pronto habrá más cambios en la interfaz, pero la funcionalidad sigue siendo la misma.

✅ Modo picture-in-picture automático en Meet
Ahora, al cambiar de pestaña durante una reunión en Meet, el modo picture-in-picture se activará automáticamente para seguir viendo a los participantes en una ventana flotante. Sin embargo, no es posible compartir pantalla en este modo.

✅ Nueva sección centralizada de ‘Hilos’ en Google Chat
Ahora, en la esquina superior derecha de Google Chat, hay una nueva sección de ‘Hilos’, donde puedes ver todas las conversaciones seguidas, incluidas aquellas en las que has respondido o quieres estar al tanto. Antes, solo se mostraban los hilos no leídos.

Administración

✅ Acceso contextual combinado con DLP
Los administradores pueden combinar el acceso contextual con la prevención de pérdida de datos (DLP). Esto significa que podrán restringir el acceso a archivos según la ubicación o el dispositivo, incluso si el usuario tiene acceso al servicio (como Google Drive).

✅ Mejoras en la función de etiquetas
Las etiquetas ahora admiten hasta 10 campos de datos y una lista de insignias, lo que permite mayor personalización y representación visual en la clasificación de archivos.

✅ Consola de administración de AppSheet en AppSheet Core
La consola de administración de AppSheet, que ofrece una visión general de los usuarios, licencias y uso dentro de AppSheet, ahora está disponible en AppSheet Core. Antes, solo estaba disponible para clientes empresariales.

✅ Exportación de inventario de Google Drive a BigQuery
Los administradores ahora pueden exportar datos del inventario de Google Drive a BigQuery para análisis avanzados de gobernanza, clasificación de datos y acceso.

Colaboración

✅ Visualización estructurada de datos de Google Forms en Sheets
Ahora, los datos de Google Forms se abrirán automáticamente en Google Sheets como una tabla estructurada para facilitar su gestión y análisis. Además, se pueden convertir hojas de cálculo existentes en formato de tabla.

✅ Envío de correos sobre archivos desde el cuadro de compartir
Desde la ventana de compartir archivos en apps de Workspace, los usuarios pueden enviar un correo a los colaboradores añadiendo un mensaje personalizado y seleccionando destinatarios según sus permisos.

✅ Selección múltiple en chips desplegables de Google Sheets
Los chips desplegables en Google Sheets ahora permiten seleccionar varias opciones, útil para gestionar hitos de proyectos o tareas con múltiples categorías.

Gemini

✅ Toma de notas en Google Meet con IA
Ahora, Gemini puede tomar notas automáticamente durante reuniones en Google Meet y generar un resumen en Google Docs, vinculado a la invitación de calendario. (Por ahora, solo disponible en inglés; se espera soporte para más idiomas pronto).

✅ Gemini ahora tiene ‘Gems’
Los Gems son asistentes de IA personalizados que puedes crear para automatizar tareas y adaptarlos a tus objetivos. Estos recuerdan tus instrucciones y pueden ahorrar tiempo en tareas repetitivas. (Por ahora, no se pueden compartir, pero es una función muy solicitada.)

✅ Mayor visibilidad para administradores
Los administradores ahora pueden ver cómo los usuarios utilizan Gemini en la consola de administración. Esto facilita la identificación de usuarios avanzados y aquellos que necesitan más formación. Los informes pueden filtrarse por unidad organizativa o grupo y exportarse para análisis detallado.

Novedades en Google Workspace – [Febrero – Junio 2024]

Comunicación es clave

✅ Encuentra mensajes relevantes más rápido
Google Chat ahora muestra avatares junto a los hilos no leídos en la vista de conversación. Esto te permite identificar rápidamente quién ha enviado los últimos mensajes sin necesidad de abrir los hilos.

✅ Agenda como un profesional
Google Calendar incorpora mejoras en la programación de citas:
✔️ Hasta 20 coanfitriones por cita.
✔️ Programación en calendarios secundarios.
✔️ Mayor acceso delegado.
✔️ Nueva función «Verificar disponibilidad en calendarios», que revisa varios calendarios de diferentes cuentas para encontrar el mejor horario para reuniones.

✅ Personaliza tu Gmail con tu marca
Gmail ahora permite diseñar plantillas de correo personalizadas con el logo, colores y fuentes de tu empresa. Además, puedes compartir estos diseños con tu equipo para mantener una identidad visual coherente.

✅ No pierdas de vista enlaces importantes en Google Meet
Google Meet ahora permite fijar mensajes en el chat, asegurando que todos los participantes vean información clave, como enlaces compartidos.

Colaboración mejorada

✅ Búsquedas más inteligentes en Google Drive
La funcionalidad de chips de búsqueda en Drive ha sido refinada para filtrar archivos con mayor precisión en todo tu almacenamiento.

✅ Comparte fragmentos clave de vídeos
Ahora puedes compartir enlaces con marcas de tiempo en Google Drive para que tus compañeros accedan directamente a los momentos más relevantes de un vídeo.

✅ Organiza tus comentarios fácilmente
Google Docs, Sheets y Slides ahora permiten ordenar y filtrar comentarios, facilitando la gestión del feedback en documentos colaborativos.

✅ Graba presentaciones sin esfuerzo
Google Slides introduce la función de grabación de presentaciones, que te permite grabarte mientras presentas directamente dentro de Google Slides.

✅ Incorpora tu vídeo en las presentaciones
Con la nueva función «Speaker Spotlight», puedes incluir tu video en Google Slides desde Google Meet, lo que abre nuevas posibilidades creativas para presentaciones remotas.

Mejoras para administradores

✅ Gestión de espacios simplificada
El herramienta de gestión de espacios ha sido renovada con una interfaz más intuitiva. Ahora los administradores pueden:
✔️ Añadir múltiples miembros y grupos a la vez.
✔️ Revisar configuraciones detalladas de cada espacio.
✔️ Gestionar miembros invitados con mayor facilidad.

✅ Migración de correos sin complicaciones
Los administradores ahora pueden migrar datos de correo electrónico entre cuentas de Google Workspace con una nueva función integrada.

✅ Control total sobre los datos de la empresa
Los administradores ahora pueden crear exportaciones de almacenamiento de datos locales, especificando la ubicación geográfica donde se guardarán. También pueden elegir entre exportaciones continuas o puntuales.

✅ Acceso a auditorías más granular
La herramienta de Auditoría e Investigación permite ahora delegar accesos con más precisión, restringiendo los niveles de acceso a datos de auditoría según la aplicación específica.

✅ Gestión avanzada de grupos
Ahora se pueden asignar roles de administrador de grupo para grupos de seguridad y no seguridad, lo que ofrece mayor control y segmentación en la gestión de grupos dentro de la organización.

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