Over de tijd veranderen de taken waarvoor u aan de lat staat. Sommige taken worden geautomatiseerd en komen dus te vervallen. Andere taken worden toegevoegd doordat processen veranderen en uw mensen andere vaardigheden krijgen. Het verkrijgen van een effectief ingerichte IT-organisatie is dus geen eenmalige activiteit, maar een continu proces. Door uit te gaan van de taken die binnen uw organisatie moeten worden uitgevoerd en die te koppelen aan competenties, kunt u uw organisatie bij de tijd en uw mensen tevreden houden.
Dit lijkt ingewikkelder dan het is. Het besturingsvlak van het MyREFerence architectuurmodel, gecombineerd met het stappenplan hieronder, geeft een solide basis om de hoeveelheid werk en de gevolgen van verandering tot een minimum te beperken.
1. Bepaal de taken
De taken zijn alle handmatige processtappen die binnen uw organisatie worden verricht. Welke taken er zijn wordt dus direct bepaald door de processen die binnen uw organisatie worden gebruikt. Deze kunnen zijn gebaseerd op raamwerken als ITIL, ASL of BiSL, maar ook zelf zijn gedefinieerd.
Om in een latere fase validatie te kunnen doen, wordt elke taak geplot op het besturingsvlak. Dit betekent dat voor elke taak wordt vastgesteld of deze operationeel, tactisch of strategisch van aard is en of dit een bedrijfsvoeringstaak, procestaak, dan wel een applicatieve (functionaliteit) of infrastructurele taak (capaciteit) is.
Deze takenlijst kan samen met de processen periodiek worden bekeken om te bepalen of deze activiteiten nog steeds opportuun zijn.
2. Koppel competenties aan de taken
De volgende stap is om voor alle taken te bepalen welke competenties noodzakelijk zijn om de taak te kunnen verrichten. Hiervoor kunt u het competentieraamwerk met harde en zachte competenties gebruiken dat binnen uw organisatie gebruikelijk is. Hierdoor ontstaat een objectief eisenpakket, dat niet vertroebeld wordt door de kennis en kunde van de zittende medewerkers.
Deze stap hoeft alleen herhaald te worden voor nieuwe en gewijzigde taken, of wanneer het competentieraamwerk van uw organisatie wordt gewijzigd.
3. Stel de rollen binnen uw organisatie vast
Vanuit de bestaande organisatie en het gebruikte procesraamwerk is over het algemeen goed vast te stellen welke rollen aanwezig moeten zijn. Stel hiervoor een eerste roldefinitie vast. Tijdens het koppelen van rollen en taken zal duidelijk worden of de definitie scherp genoeg is, dan wel aanpassingen nodig heeft.
Bij wijzigingen in het takenpakket hoeft hier alleen te worden gekeken naar die rollen die worden geraakt door de desbetreffende taken.
Het is hierbij goed om te beseffen dat een rol niet gelijk staat aan een functie. De rol is functioneel voor uw processen, de functie is een hulpmiddel voor personeelszaken om eenduidigheid in de verloning van uw organisatie te bewerkstelligen. Een medewerker in een functie kan dus zowel tijdelijk als permanent één of meer rollen vervullen.
Hiermee wordt uw organisatie meteen schaalbaar: in een kleine organisatie zullen meerdere rollen onder één functie vallen, bij een grote organisatie zullen meerdere medewerkers een functie hebben die slechts één rol aan zich gekoppeld heeft.
4. Groepeer rollen tot afdelingen
De begrenzing van een afdeling wordt bepaald door de werkzaamheden die er worden verricht. Door rollen logisch te combineren tot afdelingen ontstaat een helder beeld welke afdelingen binnen uw organisatie verwacht mogen worden.
Als het goed is zal dit niet te veel afwijken van de afdelingen die nu al in de organisatie aanwezig zijn.
5. Koppel taken en rollen
De sleutelstap is het koppelen van de taken aan de gedefinieerde rollen. Hiervoor kan het bekende RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) worden gebruikt.
6. Visualiseer de resultaten
Met de koppeling kunnen de benodigde competenties voor een rol en daarmee een functie worden afgeleid. Ook kan worden afgeleid welke afdeling welk deel van het besturingsvlak van het MyREFerence model voor zijn rekening neemt. De hoeveelheid data is vaak echter zodanig dat tekstuele interpretatie van de uitkomsten voor weinigen is weggelegd.
Visualisatie biedt hierbij uitkomst: in één oogopslag wordt duidelijk waar in het besturingsvlak rollen acteren en of dit logisch is. Het gevolg kan het aanpassen van de RACI zijn, aanpassing van de classificatie van de taak of beide.
7. Implementeer het resultaat
Nu de eisen bekend zijn kan een objectieve afweging worden gemaakt tussen het bedrijfsbelang (optimale inrichting van de organisatie) en het belang van de medewerkers (overeenkomst met kennis en ervaring).
8. Herhaal dit regelmatig
Een effectief ingerichte IT-organisatie worden is geen project maar een proces, dus verwacht niet in één ronde klaar te zijn.