Omgevingsdienst krijgt meer grip op informatie door nieuw data platform

Over de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant

De Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (hierna te noemen: “ODZOB”) is één van de 29 omgevingsdiensten in Nederland en is opgericht in 2013 naar aanleiding van de vuurwerkramp in Enschede, de brand in het Hemeltje in Volendam en de ramp in Moerdijk. Omgevingsdiensten houden zich bezig met een breed scala aan activiteiten. Voor gemeenten, provincie en netwerkpartners voeren ze taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving, en ze geven advies op omgevingsrecht. Zo zorgen bijna 240 ODZOB-medewerkers voor een veilige en gezonde, fysieke leefomgeving. Elke dag opnieuw.

De werkwijze

De ODZOB krijgt zaken aangeleverd via externe organisaties. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat een milieuvergunning aanvraagt of een gemeente die verzoekt om ergens toezicht uit te voeren. Via de aangevraagde zaken wordt de informatie verwerkt tot een product: een vergunning of een handhavingsbesluit en zodoende teruggeleverd aan de keten (gemeente, provincie of andere overheden). 

De challenge

De Omgevingsdienst maakte gebruik van een on-premise SQL omgeving waar diverse bronnen verzameld werden, waaronder data uit het zaaksysteem, kadaster, KVK data. De SQL omgeving werd gebruikt om zowel de data uit de bronnen te onttrekken, als voor het genereren van queries voor rapporten. In de oude manier van werken bleef veel informatie steken in deze systemen of werden documenten ergens rechtstreeks opgeslagen. De Omgevingsdienst liep tegen beperkingen aan van het datasysteem en het niet optimaal kunnen gebruiken van zowel interne als externe data. 

Het oude Data-warehouse: een mega-tabel

Een aantal jaar geleden was er een SQL omgeving opgezet waarmee data verzameld en beschikbaar werd gesteld voor rapportages. Destijds voldeed de SQL omgeving en was deze goed gebouwd. Maar met de nieuwe ontwikkelingen werd het ongestructureerd. Voor het onttrekken van data werd er gebruikgemaakt van 1 grote tabel, met meer dan 100 kolommen. Deze tabel werd gebruikt in allerlei rapportages, waarbij het niet altijd duidelijk was waar informatie vandaan kwam en welke transformaties er hadden plaatsgevonden. Hierdoor was het lastig om de data te duiden en vast te stellen of het de juiste kwaliteit had.  

Daarnaast was er geen uniforme schrijfwijze vastgelegd voor de datavelden, waren er geen eenduidige sleutels van de verschillende (bron)objecten en zo was het vaak niet mogelijk om deze data aan andere bronnen te koppelen. Door de grootte van de SQL omgeving, was de Omgevingsdienst niet in staat om in één dag een backup te maken van de gehele tabel. 

Informatie-uitwisseling voor het ontvangen, als delen van informatie tussen verschillende partners is cruciaal. De wens was dat data aangeleverd kon worden vanuit de data-omgeving in plaats van rechtstreeks uit de bron-applicaties. Hierdoor zou het mogelijk moeten worden om dashboards continu en automatisch te voeden met verse informatie.

De oplossing 

Devoteam is op een pragmatische manier te werk gegaan, zodat er binnen een relatief korte tijd resultaat geboekt kon worden. Dit bood de mogelijkheid om met een afgebakende en beperkte investering en doorlooptijd te starten, waarna er snel geëvalueerd kon worden of deze oplossing aansloot bij de wensen en verwachtingen van  de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant. 

Migratie naar de cloud

Omdat ODZOB al gebruikmaakt van Microsoft producten binnen de organisatie, is Microsoft Azure gekozen als Cloud Provider. Deze was eenvoudig te integreren met de andere producten binnen de organisatie, waaronder Power BI.  De Omgevingsdienst migreerde van een on-premise omgeving naar het cloudplatform, wat vele voordelen met zich meebracht. Denk bijvoorbeeld aan:

• Makkelijker kunnen op- en afschalen van resources; 
• Automatische integratie tussen verschillende onderdelen van het platform;
• Het uit handen nemen van onderhoud voor beveiliging en hardware; 
• Het kunnen gebruiken van Platform as a Service (PaaS) en Software as a Service (SaaS)-producten. 

FastBeat Data Platform Enablement

FastBeat is een framework, ontwikkeld door Devoteam, voor het versneld opzetten en orchestreren van een data platform op Microsoft Azure. FastBeat maakt gebruik van DevOps-pipelines voor het opzetten en managen van het data platform. Door middel van FastBeat was het mogelijk om in enkele dagen een geheel en geïntegreerd data platform op te zetten voor de Omgevingsdienst. FastBeat bouwt verder op eerdere implementaties, waardoor het naast snellere implementatie ook bewezen en solide opgebouwde en geconfigureerde omgevingen biedt. Deze voldoen aan de actuele standaarden van Microsoft’s best practices.

Databricks Delta Lake

Databricks Delta Lake is een combinatie tussen een Data Warehouse en een Data Lake en maakt gebruik van een nieuw type opslag, delta tables, waardoor data die opgeslagen wordt in een data lake te gebruiken is alsof het in een Data Warehouse staat. Door middel van deze Data Lake kan data centraal worden opgeslagen, onafhankelijk van wat voor type data het is (gestructureerd, semi-gestructureerd en ongestructureerd data). 

Monitoring & Security

Om te kunnen voldoen aan alle mogelijke standaarden op het gebied van security en betrouwbaarheid van het platform zijn alle onderdelen van het platform geïntegreerd met de Monitoring en Security tools van Azure. 

Implementatie

Nadat we de nieuwe data-omgeving hebben neergezet, moesten de medewerkers hier zelf mee aan de slag kunnen. Devoteam heeft een handleiding geschreven voor medewerkers en een aantal sessies georganiseerd waarbij de medewerkers met het nieuwe platform hebben leren werken. De gehele implementatie van het begin tot een goed functionerend data platform, waarbij ODZOB in staat was om deze zelf te beheren,  is binnen enkele maanden succesvol gerealiseerd!

Resultaten

• Minder handmatige taken: time saving – Door middel van FastBeat zijn er minder handmatige, repetitieve taken. Doordat er verschillende zaken zijn geautomatiseerd komt er actuele informatie vanuit verschillende bronnen binnen. 

• Meer in control – De data is herleidbaar en betrouwbaarder. Met FastBeat heeft Devoteam ervoor gezorgd dat de Omgevingsdienst in controle is over de beschikbaarheid en de performance van de data (transformaties). Op deze manier is de data zeker geen ‘black box’ meer.

• Integratie – Met het nieuwe data platform heeft de ODZOB één omgeving voor al hun data behoeftes. De omgeving is direct aangesloten op al hun bronsystemen (zaaksysteem, kadaster en KVK data). Het data platform is volledig geïntegreerd met de BI dashboard oplossing (Power BI) en makkelijk te gebruiken voor het maken van analyses binnen een online werkplek of op lokale devices. Hierdoor kan de data centraal en up-to-date gehouden worden, en kan er coöperatief ontwikkeld worden.

Devoteam in de publieke sector

Wij geloven dat dienstverlening rondom zorg en informatie voor mensen altijd beter kan. Wij zijn ervan overtuigd dat deze dienstverlening verbetert door eerst uit te gaan van mensen en verwachtingen en dan pas van systemen. Zo krijg je markt onderscheidende adviezen die een directe bijdrage leveren aan jezelf, medewerkers, klanten en aan Nederland. In Devoteam vind je een betrouwbare en ervaren partner op het gebied van het digitale transformatie processen, sociaal domein vraagstukken, ketenregie en functioneel beheer. Wij verlenen innovatieve adviezen en maatwerk oplossingen op het gebied van changemanagement, procesmanagement, opleidingen en interim management.