De huidige situatie
Een Nederlandse overheidsinstelling stond voor een aantal uitdagingen voordat ze de samenwerking met Devoteam aangingen. In de huidige situatie, die zich afspeelde in 2020/2021, hadden ze slechts één applicatie, die risicoscores kon voorspellen en bepalen of ze in aanmerking kwamen voor inspectie. Het doel van deze applicatie was om de efficiëntie van inspecties te verhogen, gezien het feit dat het inspectieproces veel tijd in beslag nam en er weinig inspecteurs beschikbaar waren.
Echter, de overheidsinstelling had technische uitdagingen met betrekking tot de schaalbaarheid en stabiliteit van de applicatie. Hoewel de applicatie in een productieomgeving draaide, kon deze niet goed meeschalen en vertoonde regelmatig crashes bij piekbelasting. De wens om over te stappen naar het OpenShift-platform van Red Hat bracht nog meer complexiteit met zich mee, aangezien de applicatie eerst gecontaineriseerd moest worden. Dit leidde tot conflicten tussen de innovatieafdeling en ICT-afdeling over de benodigde aanpassingen en implementaties.
De uitdagingen
Afhankelijkheid van de ICT-afdeling
Een van de aspecten waar de innovatieafdeling mee worstelde, is de afhankelijkheid van de ICT-afdeling. De innovatieafdeling werkt nauw samen met de ICT-afdeling voor het uitrollen van nieuwe data science producten.
Deze samenwerking, hoewel waardevol, vertraagde soms het innovatieproces. Dit kwam voornamelijk door een verschil in expertise en besluitvorming. Door verschillende belangen ontstonden er uitdagingen die de voortgang van ontwikkelingen en implementaties belemmerden.
Behoefte naar een efficiëntere uitrol van data science producten
De innovatieafdeling had een sterke behoefte aan een snellere en effectievere manier om hun data science producten uit te rollen. Dit verlangen kwam voort uit hun ambitie om snel en wendbaar te opereren in een steeds veranderende markt. De bestaande ICT-infrastructuur is gericht op “gewone” software producten en niet op de specifieke data science producten. Hierdoor blijft flexibiliteit en snelheid wenselijk.
Communicatie tussen afdelingen
Tevens stuitte de organisatie op enkele communicatieproblemen tussen de innovatieafdeling, Analyse en ICT. Hoewel de samenwerking tussen deze afdelingen van groot belang was, ontstonden er soms misverstanden doordat de innovatieafdeling en ICT niet dezelfde taal spreken. Dit heeft als gevolg dat er verschillende belangen met elkaar conflicteren op gebied van doelstellingen met een vertraagd proces als resultaat.
Gestandaardiseerde aanpak
Daarnaast merkte de innovatieafdeling op dat er geen uniforme aanpak was voor applicatie-ontwikkeling en -uitrol, wat het vermogen om snel te reageren op veranderingen beperkt. De noodzaak voor een gestandaardiseerde aanpak werd steeds duidelijker om de operationele wendbaarheid te vergroten en de mate van regie binnen de organisatie te versterken.
De oplossingen
Component framework
De eerste en meest ingrijpende oplossing was het ontwikkelde ‘component framework’ dat draaide op een OpenShift-cluster. Dit framework bestond uit verschillende onderdelen met elk hun eigen verantwoordelijkheid. Een van deze componenten was bijvoorbeeld de ‘pipeline component’, die specifiek belast was met het ophalen van data vanuit verschillende bronnen. Dit framework maakte het mogelijk om elk onderdeel afzonderlijk te ontwikkelen zonder elkaar in de weg te zitten.
Daarnaast werd een gestandaardiseerde werkwijze vastgesteld, waarbij elk component zijn eigen plek had voor verschillende stakeholders, zoals data scientists, analisten en de Chief Information Security Officer (CISO). Zo konden data scientists en analisten hun functionaliteit toevoegen en integreren, terwijl de CISO verantwoordelijk was voor het implementeren van strikte beveiligingsmaatregelen binnen het framework. Ook was er een aparte beheerlaag geïmplementeerd voor het efficiënt beheren en uitrollen van nieuwe versies van pakketten, wat de operationele efficiëntie verhoogde en mogelijke fouten minimaliseerde tijdens het implementatieproces.
Het fundament
Een belangrijk aspect van deze oplossing was ook de implementatie van een ‘basisschil’ (skeleton), die als fundament diende voor alle andere componenten. Deze basisschil zorgde ervoor dat, terwijl de innovatieafdeling en Analyse hun code ontwikkelden, alles wat daarvoor nodig was al afgedicht was om potentiële problemen te voorkomen. Deze gestandaardiseerde aanpak heeft niet alleen het ICT-beheer enorm geholpen, maar heeft er ook voor gezorgd dat de organisatie als geheel meer tot elkaar kwam en beter samenwerkte.
Inzet van CICD met GitLab
Het uitrolgedeelte van de oplossing werd afgehandeld via GitLab, waardoor een gestandaardiseerde manier van ontwikkelen en uitrollen mogelijk werd gemaakt.
Het component framework werd ontworpen met het oog op flexibiliteit en schaalbaarheid, waarbij elke component zorgvuldig werd afgestemd op de behoeften van de overheidsinstelling. Dit zorgde ervoor dat ze konden profiteren van een geoptimaliseerde infrastructuur en een gestroomlijnd ontwikkel- en implementatieproces.
Voordelen en resultaten
De implementatie van de bovengenoemde oplossingen heeft de Nederlandse overheidsinstelling aanzienlijke voordelen opgeleverd.
Hoger niveau van autonomie en efficiëntere applicatie-uitrol
Voorheen waren de innovatieafdeling en de Analyse-afdeling afhankelijk van de ICT-afdeling om hun applicaties uit te rollen, wat resulteerde in een tijdrovend proces van maanden. Door de implementatie van het nieuwe framework en infrastructuur, kan de innovatieafdeling zelfstandig hun data science producten uitrollen tot en met productie. De applicaties kunnen binnen één dag al in productie worden gezet, vergeleken met het vroegere proces van maanden.
Het proces is aanzienlijk verkort, wat leidt tot verhoogde autonomie en efficiëntie binnen de innovatieafdeling. Ook versnelt dit het proces van innovatie en waardecreatie voor inspecteurs, waardoor de organisatie flexibeler en responsiever is geworden. De organisatie is nu beter gepositioneerd voor toekomstige uitdagingen.
Standaardisatie en verbeterde beveiligingsmogelijkheden
Dankzij het nieuwe framework kan de ICT-afdeling nu standaardproducten uitrollen met een duidelijk beeld van de vereisten en middelen die nodig zijn. Dit maakt het proces minder arbeidsintensief en verhoogt de kwaliteit en consistentie van de uitgerolde producten.
Bovendien heeft de gestandaardiseerde aanpak het beheer en de beveiliging van de applicaties ook vereenvoudigd. Door upgrades en aanpassingen centraal te beheren in de skeleton van het framework, kunnen risico’s worden verminderd en kan de compliance met nieuwe beleidsmaatregelen worden gewaarborgd.
Verbeterde samenwerking van verschillende disciplines
De innovatieafdeling, voorheen afhankelijk van ICT voor uitrol, heeft nu de autonomie om hun eigen producten uit te rollen en is niet langer beperkt tot de lange wachttijden van voorheen. Het project heeft geleid tot een betere samenwerking tussen de innovatieafdeling en Analyse enerzijds en de ICT-afdeling anderzijds. De gestandaardiseerde werkwijze en infrastructuur hebben de communicatie en coördinatie tussen de afdelingen verbeterd, waardoor ze effectiever kunnen samenwerken aan het bereiken van gemeenschappelijke doelen.
Conclusie
Dit succesverhaal illustreert het succes van de samenwerking met Devoteam in het aanpakken van uitdagingen en het realiseren van tastbare verbeteringen. Door middel van innovatieve oplossingen en nauwe samenwerking hebben beide partijen een solide basis gelegd voor toekomstig succes en groei.
Meer weten over hoe we jouw organisatie kunnen helpen met vergelijkbare oplossingen? Neem nu contact met ons op!