Systempresentasjoner er unektelig en av de viktigste aktivitetene for kunde og leverandør, i en systemanskaffelse. Systempresentasjonen har flere mål som avhenger av hvor i prosessen arbeidet med anskaffelsen er:
I markedsdialogen:
- Forstå hvilke muligheter som finnes i markedet både på leverandørsiden og de løsninger som tilbys slik at kravformulering kan gjøres på riktig nivå.
Ved tilbudspresentasjonen
- Gi kunden en forståelse for hvilken systemstøtte som den tilbudte løsningen har til kundens prosesser. – hvilken løsning er det leverandøren tilbyr.
- Forankre valget hos kundens medarbeidere
- Skape en forståelse hos kunden av til hvilken grad leverandøren har satt seg inn i, og forstått oppgaven som skal løses
- Presentere leverandørens prosjektteam for kunden
I konsulent og rådgiverrollen er det en viktig oppgave å bidra med å legge forholdene til rette, slik at begge parter får et godt utbytte av denne type aktiviteter. Så å si alle som anskaffer et forretningssystem i dag, ønsker en skybasert leveransemodell. Systempresentasjonene av skytjenester er minst like viktige nå som de var når systemene ble levert on-premise. Noen vil mene at de er enda viktigere, fordi sky-baserte systemer ikke kan tilpasses den enkelte kundes behov, på samme måte som i en on-premise leveranse. Det er delvis korrekt, da moderne sky-baserte forretningssystemer også har stor grad av fleksibilitet.
Type presentasjon og formål
Kundene vil gjerne skaffe seg markedsinnsikt gjennom å invitere flere leverandører til å vise frem sine løsninger, før de setter i gang en systemanskaffelse. Vi ser ofte at mindre selskaper av og til foretar sine systemvalg kun basert på systemdemonstrasjon, en demo av systemet. Som oftest har man da laget en momentliste med de viktigste områdene systemet skal dekke.
Større selskaper inviterer gjerne flere leverandører, og ut fra presentasjonene bestemmes hvilke leverandører som tilbudsforespørselen skal sendes til. Dette er en tryggere fremgangsmåte, men forutsetningen er å ha god nok markedsinnsikt til å beslutte hvilke leverandører som skal inviteres til presentasjoner.
Neste mulighet til å se hvordan systemet fungerer, er under tilbudspresentasjonen. Da har leverandøren fått bedre innsikt i kundens behov, og kan derfor bruke mer tid på det som er viktig for kunden å få avklart. Kunden får en bedre mulighet til å evaluere systemenes egnethet, hvilke moduler og eventuelle 3.parts løsninger som blir nødvendige. Systemets brukervennlighet er som regel det aller viktigste, hvis de funksjonelle kravene lar seg løse.
Kundens forberedelser
Når formålet er å skaffe seg markedsinnsikt bør kunden formidle informasjon om egen virksomhet, bakgrunn for anskaffelsen, hvilke overordnede mål som er satt for systemskiftet, samt de forretningsprosesser som systemet forventes å dekke. Det er egentlig lite hensiktsmessig å lage et omfattende dokument med en mengde funksjonelle krav. Benytt heller anledningen til å forstå det mulighetsrom som ligger i systemene, og formuler de funksjonelle kravene etter at ny innsikt er oppnådd. Risikoen er ellers at det legges alt for mye arbeid i å beskrive det gamle systemets funksjonalitet og begrensninger, hvilket er kontraproduktivt. Fokuser på hva som skal løses og mindre på hvordan det skal løses. Vurder også om enkelte av forretningsprosessene kan effektiviseres, eller utføres på en helt ny måte, du ikke hadde tenkt på tidligere.
Under tilbudspresentasjoner bør det settes av tilstrekkelig med tid til visning av systemet og her vil kundens brukerhistorier være viktige
Når anskaffelsen er så langt på vei er det alltid lagt ned mye arbeid, og systemvisningen blir på mange måter en visualisering av noe det er arbeidet med i flere måneder. Sørg derfor for å involvere prosesseier, kravstillerne og andre relevante interessenter. Inviter dem til å delta i arbeidet! Det er hensiktsmessig å lage scorekort, eller lignende slik at hver enkelt skal kunne bedømme systemets egnethet, funksjonell dekning og brukervennlighet. Etter presentasjonene sammenlignes hver enkelt deltakers poenggivning, med begrunnelse. Uten en struktur på hvordan systemene skal sammenlignes blir beslutningsunderlaget ofte preget av synsing, og det er vanskelig å få en solid forankring for beslutningen. Omkamp er for all del en øvelse som skal unngås ved en anskaffelse av forretningssystem.
Hva kan gå galt?
Hvis kunden har gjort sine forberedelser, og gitt leverandørene god nok tid til å forberede seg, er det helt opp til leverandøren å levere sin del av oppgaven. De store leverandørene av ERP systemer har dedikerte «pre-sale» konsulenter som kun arbeider med besvarelse av kravdokumenter, og systempresentasjoner. De er ofte organisert i nordiske team som benyttes på tvers av landegrensene. Det ligger i sakens natur at disse konsulentene er meget dyktige, ikke kun faglig, men de aller fleste har også evnen til å skape begeistring. Som kunde er det viktig å være klar over at disse konsulentene som regel ikke vil bli involvert i prosjektet.
Systemleverandørens partnere benytter av og til også systemleverandørens pre-sale ressurser hvilket selvsagt er i orden, men for kunden er det også viktig å få vurdert partnerens konsulenters kompetanse og innsikt i systemet. Hovedregelen er at erfarne partnere løser oppgaven med egne ressurser.
Selv det beste systemet kan fremstå som helt ubrukelig når leverandøren ikke har forberedt seg godt nok eller rett og slett ikke har god nok kompetanse på egen løsning. Som konsulent og kundens rådgiver i systemanskaffelser, opplever vi av og til å se at mange hundre timers tilbudsarbeid fra leverandørens side, spoleres på 20 minutter grunnet dårlig forberedte konsulenter som er satt til å presentere en løsning de ikke kjenner godt nok.
Et godt råd til leverandørene er å stille med sitt beste mannskap. Dersom dette ikke er mulig til kundens ønskede tidspunkt er det mulig å be om et annet tidspunkt for presentasjonen. Kunden ønsker jo å se hva leverandøren kan prestere, og er som regel fleksibel.
Flinke leverandører bruker dataene i tilbudsforespørselen, henter informasjon fra kundens nettside, legger inn kundens logo etc. De har anstrengt seg for at kunden skal kjenne seg hjemme i løsningen fra første skjermbilde. De er også flinke til å spørre hvem som skal delta fra kundens side, hvilke roller, type brukere etc. Det er bland annet viktig å forstå hvilke brukere som kun vil bruke systemet fra en smarttelefon, og vise hvordan dette kan gjøres.
Leverandører som bruker ett og samme demosystem til alle kunder, helt uavhengig av bransje og organisering er nesten dømt å mislykkes, og de har i alle fall en bratt oppoverbakke, hvis de er så heldige å bli invitert med videre i prosessen.
Hvor viktig er demoen?
Systempresentasjonene er ofte helt avgjørende for valg av løsning. Det er egentlig ikke noen forskjell mellom privat og offentlig sektor. Og hvorfor skulle det være det?
Kundens formål med systempresentasjonene er overordnet å forstå hvordan dette systemet skulle kunne fungere i egen organisasjon. Er systemet intuitivt bygget opp? Klarer vi å lære oss å betjene det? Kommer vi til å klare å skape så mye begeistring i organisasjonen, at vi har krefter og entusiasme nok til å gjennomføre et implementeringsprosjekt uten alt for mye motstand? Hvis svaret på disse spørsmålene er at det er overveiende sannsynlig, vil målene med prosjektet nås og de gevinster som er lagt til grunn for investeringen kunne realiseres.
