Viktig innsikt for deg som skal ha nytt lønnssystem 

En ny rapport kartlegger lønnssystemene på det norske markedet. At AI er megatrenden, bør ikke overraske noen.   

Den seneste rapporten Devoteam har utarbeidet for HR Norge gir din virksomhet oversikt over de lønnssystemene som finnes på markedet, og kunnskap om hvilken løsning som er best for deg. Innsikten vil spare deg for tid i vurderingen, og gi større trygghet i selve valget.  

Rapporten er basert på en objektiv vurdering av 10 ulike systemer, i segmentet for mellomstore til store virksomheter: 

• 24SevenOffice 
• SAP Lønn 
• SD Worx 
• Sumango Lønn
• Tripletex 
• Unit4 Lønn 
• Visma Enterprise Plus HRM 
• Visma Payroll 
• Xledger 

– Formålet er å presentere en upartisk analyse av systemene. Den skal gi leseren dypere innsikt i faktorene som påvirker ved et systemvalg og i en implementering, sier Tom Olberg i Devoteam.  

Han er raus med skryten til sine kolleger som har sammenstilt rapporten: Sjefskonsulentene Helene Steindal og Hilde Haugenes Berg. 

Kunstig intelligent lønn 

Olberg presiserer at rapporten bør ses som en støtte i en vurdering, ikke en fasit. 

– Vår rapport er veiledende. Du bør i tillegg se på leverandørens løsningsevne opp mot de strategiske målene og kravene dere har satt dere, sier Olberg. 

Et fellestrekk med systemene er at de er skybaserte. Det er viktig for å sikre at programvaren kan inngå i en komponentbasert arkitektur og integreres med andre forretningssystemer.  

– Hos mellomstore og store virksomheter forvaltes HR-data i HR-systemet. Lønnssystemets oppgave er nå spisset mot å prosessere data for lønnsberegning. Derfor er god datakvalitet en forutsetning for å automatisere lønnsprosessene, fortsetter han. 

Maskinlæring og kunstig intelligens er viktig for å automatisere prosesser, der bruk av AI-agenter gjør at du kan håndtere rutineoppgaver, forutsi problemer og sikre at regler følges.  

– I tillegg til å gi bedre innsikt til HR kan det tenkes at kunstig intelligens snart kan administrere hele lønnsprosessen fra innsamling av data og utbetaling av lønn til innberetning av skatt. Alt dette uten behov for menneskelig tilsyn, sier han.  

Kilden til viktig innsikt 

I en verden i rask digital utvikling må systemleverandørene kunne vise til at juridiske feller unngås og regler om personvern og datasikkerhet er ivaretatt. Dette samtidig som systemene støtter behov for å kunne jobbe uansett tid, sted og enhet – både for de som skal administrere systemet, eller ansatte som ønsker rask tilgang til informasjon og selvbetjeningsmuligheter.  

– Et viktig perspektiv er nye rapporteringskrav fra EU på bærekraft, CSRD. For HR og lønn betyr dette at de må kunne raskt hente ut innsikt om faktorer som lønnslikhet, arbeidsforhold, personalutvikling, og mer. Lønnssystemet er i denne sammenhengen en viktig kilde.    

Her kommer også AI inn igjen fordi fremtidens lønnssystemer vil bruke avanserte modeller som Gemini og Co-pilot for å svare på spørsmål, og til å analysere store mengder lønnsdata for å identifisere mønstre, avvik og trender.  

– Som igjen frigjør menneskenes tid slik at de kan jobbe mer strategisk, sier Olberg som er fascinert over å se hvor raskt slike agenter vil forandre måten vi jobber på. 

Rapporten trekker frem fire eksempler på mulige agenter i lønnssystemer: 

• Integrerte assistenter. Fungerer som støttespillere og kan svare ut spørsmål. Reduserer administrasjon og gi bedre opplevelser for ansatte i virksomheten 
• Agenter som lærer fra tidligere prosesser – kan forutsi problemer og gi råd om bedre løsninger. Kan også avdekke avvik eller unormale mønstre som svindel
• Selvstyrte agenter som kan overvåke og håndtere lønnsberegninger, gjøre justeringer, håndtere avvik og gi vurderinger 
• Agenter som sikrer deg compliance ved at den holder seg oppdatert på endringer i lover, krav og regler 

Viktige betraktninger for det nye systemet 

Til grunn for undersøkelsen har ekspertene i Devoteam sett på følgende hovedområder: Plattform, lønnsadministrasjon, lønnsplanlegging, lønnsberegning, sykefravær og skjema. 

– Systemene er gode til å ta imot og behandle lønnsgrunnlag. Forskjellene handler gjerne om funksjonaliteten knyttet til hvordan data presenteres, og mulighetene til å konfigurere og tilpasse løsningene til virksomhetenes unike behov.   

For å vite at systemet egner seg best for din virksomhet er følgende momenter vurdert i hver plattform: 

• Størrelse og kompleksitet 
• Bransjespesifikke behov 
• Integrasjon med eksisterende systemer
• Skalerbarhet 
• Brukervennlighet 
• Evnen til å lage gode rapporter og analyser 
• Leverandørens avtaler for support, forvaltning og vedlikehold 
• Kostnader 
• Implementeringen