Etisk varslingssystem

Hvorfor? For hvem?

Devoteam har et bredt engasjement for å operere etisk og avdekke korrupsjon. Vårt varslingssystem er tilgjengelig for ansatte og alle interessenter (kunder, underleverandører, leverandører)

Varslingssystemet skal gi de som har vært utsatt for uetiske handlinger muligheten til å rapportere dem til en uavhengig aktør, som deretter videreformidle informasjonen til vår etiske varslingskomité.

Rapportene som dekkes av varslingsordningen omfatter spesielt:

• Forbrytelser eller lovbrudd (inkludert korrupsjon og diskriminering)
• Alvorlige og åpenbare brudd på en lov, forskrift eller en internasjonale avtaler som er godkjent av Frankrike, som trakassering eller diskriminering
• Alle forpliktelser definert i europeiske forskrifter, den franske finans – og monetære lovgivningen «CMF», samt de generelle forskriftene til «Financial Markets Authority» «AMF»
• Enhver atferd eller situasjon som er i strid med konsernets etiske retningslinjer, spesielt antikorrupsjon, som gjelder bestikkelser eller forsøk på negativ eller uønsket påvirkning.

Alle rapporterte brudd gjennom vårt etiske varslingssystem undersøkes av konsernets etiske varslingskomité.

Anonymitet og konfidensialitet

Varsleren kan velge å ikke avsløre sin identitet. Anonymiteten vil bli ivaretatt.

Devoteam har valgt en ekstern mekanisme for å samle rapporter og som sikrer full konfidensialitet for varsleren.

Den eksterne tjenestelevandøren opererer uavhengig av konsernet og gir varsleren muligheten til å sende inn rapporter, og på denne måten sikre full konfidensialitet i varslerens prosess.

Konsernet beskytter varslere, spesielt mot potensielle gjengjeldelseshandlinger eller disiplinære sanksjoner, og sikrer at identiteten deres holdes strengt konfidensiell, enten personen er en ansatt i konsernet eller en tredjepart.

Ethvert misbruk av den etiske varslingslinjen kan føre til rettsforfølgelse eller sanksjoner.

Prosess

Retningslinjer for databeskyttelse

Devoteam Group legger stor vekt på databeskyttelse og konfidensialitet, og overholder bestemmelsene i den europeiske forordningen «om beskyttelse av enkeltpersoner i forbindelse med behandling av personopplysninger og fri bevegelse av slike data» (EU-GDPR) samt gjeldende nasjonale forskrifter om beskyttelse av personopplysninger.

Før du sender inn et varsel, ber vi deg om å lese den nåværende informasjonen om databeskyttelse.

Formålet med varslingen

Devoteam har etablert en sikker og konfidensiell mekanisme gjennom EthicsPoint-plattformen for å samle inn rapporter om brudd på etiske retningslinjer og samsvar for konsernet eller dets datterselskaper. Dette inkluderer varsler som gjelder områder dekket av lov nr. 2016-1691 av 9. desember 2016 om åpenhet, bekjempelse av korrupsjon og modernisering av økonomisk aktivitet (kjent som «Sapin II»-loven), samt lov nr. 2017-399 av 27. mars 2017 om aktsomhetsplikt for morselskaper og bestillingsselskaper. Disse lovene spesifiserer det juridiske regimet som gjelder for rapporter og beskyttelsen av varslere.

Ansvar for systemet

Avdelingen for samfunnsansvar, revisjon og internkontroll i Devoteam administrerer det etiske varslingssystemet. Du kan kontakte dem på følgende adresse:

Devoteam
CSR-direktør
4° etasje

Highly confidential
73 Rue Anatole Frankrike 92300 Levallois-Perret

Plattformen administreres av en global spesialist på etisk varslingslinje, NAVEX GLOBAL UK LIMITED, med base på: Vantage West, 4th Floor, Great West Road, Brentford, TW8 9AG, Storbritannia.

Personopplysninger

Når du sender inn et varsel via EthicsPoint – plattformen, samles følgende personopplysninger og informasjon inn:

• Navnet ditt, dersom du velger å oppgi identiteten din
• Din rolle som ansatt i Devoteam SAS eller et av konsernets datterselskaper, som ekstern medarbeider, eller som midlertidig ansatt tilknyttet Devoteam eller et av konsernets datterselskaper
• Din relasjon til en tredjepart, dersom du velger å oppgi dette
• Handlingene du ønsker å rette konsernledelsens oppmerksomhet mot
• Navnene på personene du nevner i rapporten, samt andre personopplysninger som gjelder disse personene

Konfidensiell håndtering av varsler

Alle varsler håndteres med høy grad av konfidensialitet. Det etiske varslingsutvalget vurderer varselets berettigelse, kommuniserer med varsleren og iverksetter nødvendige tiltak og undersøkelser til saken er avsluttet.

Enhver som har tilgang til databasen, er forpliktet til å opprettholde streng taushetsplikt.

Informasjon om personen(e) berørt av varselet

Personen(e) som er nevnt i et varsel skal informeres om personopplysninger om ham eller henne som vises på plattformen. Personen vil imidlertid ikke få tilgang til opplysninger som kan identifisere varsleren.

Dersom det er nødvendig med tiltak for å sikre bevis eller for å gjennomføre en undersøkelse, kan informasjonen om denne personen brukes etter at slike tiltak er iverksatt, i samsvar med gjeldende lovbestemmelser.

Rettigheter for registrere personer

I henhold til gjeldende personvernbestemmelser har både varsleren og den eller de som er berørt av varselet rett til informasjon, innsyn, sletting og motstand mot behandling av personopplysninger som angår dem.

Når retten til sletting påberopes, vurderer det etiske varslingsutvalget om de lagrede opplysningene fortsatt er nødvendige for behandlingen av varselet. Opplysninger som ikke lenger er nødvendige, slettes.

Hvis retten til å motsette seg påberopes, vil det etiske varslingsutvalget vurdere hvorvidt det ikke lenger finnes legitime grunner som veier tyngre enn den registreres interesse, rettighet og frihet, eller om det er nødvendig å fastslå, utøve eller forsvare juridiske rettigheter. Varsleren og de som er berørt av varselet, har også rett til å klage til en tilsynsmyndighet.

Varighet for oppbevaring av personopplysninger

Personopplysninger oppbevares så lenge det er nødvendig for å verifisere og undersøke varselet, eller som fastsatt av gjeldende lov. Når varselet er behandlet, blir disse personopplysningene slettet innen to måneder etter avslutning. Det anonymiserte varselet arkiveres i samsvar med gjeldende lover.