La digitalización de los procesos de negocio es un paso importante en la transformación digital de las empresas. El cambio en el perfil de los empleados con la llegada de los millennials a los negocios, la importancia de los datos como acelerador de negocios y la escasez de recursos de TI son factores que explican la aparición de soluciones Low Code / No Code.
Power Platform, la plataforma Low Code / No Code de Microsoft, ha crecido rápidamente en los últimos años y muchas empresas se están están planteando incorporarla a gran escala.
Aunque el valor que las soluciones de Low Code / No Code puede aportar a las empresas es seguro, la implementación exitosa a gran escala sigue siendo un desafío para la mayoría de las empresas.
En este artículo, revisaremos los factores clave para una implementación exitosa de Power Platform y también veremos cómo maximizar el ROI en esta implementación. Concluiremos este artículo con comentarios sobre la digitalización de un proceso de negocio en uno de nuestros clientes en el sector minorista y veremos cómo Power Platform, en comparación con otras soluciones, puede acelerar la digitalización de procesos con un mejor tiempo de comercialización.
I. Cinco factores clave de éxito para la implementación de Power Platform
Una exitosa implementación de Power Platform requiere necesariamente un enfoque estructurado que permita madurar en la plataforma. Definimos un enfoque con 5 factores clave para implementarla con éxito.
1. Definir una visión con soluciones de Low Code / No Code
« Desarrollar X% de soluciones con plataformas de Low Code / No Code dentro de los próximos 5 años» o «Permitir que las empresas se conviertan en actores de la transformación y desarrollen por sí mismas soluciones con plataformas de Low Code / No Code«. Esto permite a la empresa organizarse y asignar los recursos e inversiones necesarias para lograr el objetivo definido. Esta visión debe ir acompañada de un fuerte patrocinio de la gestión para que sea compartida por todos los actores de TI que intervienen y también para eliminar todos los obstáculos técnicos u organizativos.
2. Establecer un gobierno central
TI debe posicionarse como el centro del servicio / plataforma de Power Platform. Este posicionamiento requiere, en la mayoría de los casos, el adecuación de un equipo centralizado que lleve el tema y se convierta en el único interlocutor de todo el ecosistema: Microsoft como editor, equipo de arquitectura, seguridad, soporte al usuario… en la mayoría de los casos, el equipo se denomina Low Code / No Code Center of Excellence y tiene el papel de definir los procesos y las reglas de gestión de la plataforma.
3. Definir un modelo de entrega adaptado al contexto de la empresa
A través de Power Platform, las empresas buscan dotarse de una plataforma capaz de permitir a diferentes perfiles, desarrolladores profesionales y usuarios de negocios, crear rápidamente aplicaciones duraderas respetando todos los estándares y reglas definidas internamente.
El desafío, es garantizar que las aplicaciones utilizadas estén presentes en la plataforma, y que las críticas se identifiquen y administren como tales, buscando que se beneficien de los procesos estándares de soporte de aplicaciones. No se trata de crear procesos excepcionales para soluciones de Power Platform, sino de integrarlos a la perfección en el ecosistema de la empresa.
4. Definir reglas de seguridad adaptadas al contexto de la empresa
La gran cantidad de conectores que ofrece Power Platform son aceleradores del ciclo de desarrollo de aplicaciones. Estos conectores permiten que las aplicaciones se conecten a diferentes sistemas de la empresa (instalaciones o nube).
Esta integración de datos debe controlarse a través de políticas de seguridad, denominadas directivas DLP en Power Platform. Esto, tiene el objetivo de cumplir con los requisitos de seguridad de la empresa en materia de protección de datos, así como permitir flexibilidad a las empresas que tienen necesidades de integración con plataformas externas, para hacerlo limitando el área de exposición (equipos de marketing que deben utilizar el conector de Twitter por ejemplo).
Una vez que las políticas de DLP y los procesos de manejo de excepciones se hayan definido con los equipos de seguridad y arquitectura, se deberá abordar la estrategia de administración del entorno. Esta estrategia de gestión de entornos permite la gestión de los mismos compartidos para departamentos empresariales, y para aislar aplicaciones críticas o aplicaciones que requieran políticas DLP particulares.
5. Configurar un plan de soporte específico para el usuario de Power Platform
El soporte al usuario es un factor importante para la implementación exitosa de Power Platform. Para ser eficaz, la estrategia de apoyo al usuario debe dirigirse al menos a tres tipos de poblaciones:
- Usuarios finales: son los usuarios que utilizarán las soluciones de Power Platform y que necesitan ser acompañados para dominar el uso.
- Citizen Developers: Son usuarios empresariales que se convertirán en actores de la transformación digital y que tendrán que desarrollar soluciones para ellos y para sus equipos. Para esta población, es importante definir cursos de formación y certificación interna que les permitan desarrollar soluciones compatibles con todas las normas vigentes.
- Profesional Developers: esta población está compuesta principalmente por consultores externos a la empresa. Tienen la experiencia técnica e intervienen durante períodos más largos. El apoyo específico para esta población tiene como objetivo compartir con ellos los principios de la arquitectura y las reglas de desarrollo, con el objetivo de permitirles crear soluciones compatibles con el entorno empresarial.
Además de los planes de soporte específicos para estas poblaciones, es importante trabajar en un espacio de comunicación central que le permita comunicarse en los casos de éxito o en los procesos aplicables a las soluciones de Power Platform y los recursos compartidos.
Se debe configurar un espacio comunitario como Yammer, Teams o cualquier otra solución de colaboración social para animar a estas poblaciones y responder a sus preguntas.
La implementación de todas estas recomendaciones representa una inversión significativa para la compañía en términos de licencias, experiencia y soporte al usuario. Este enfoque asegura un despliegue exitoso que permite a la empresa alcanzar un alto nivel de madurez. Esto le permite soportar miles de soluciones de Power Platform de manera eficiente.
II. Evaluación del ROI de Power Platform
La evaluación del ROI de los proyectos de TI es una tarea muy compleja y muchas veces acompañada de hipótesis poco verificables y con demasiadas aproximaciones.
En cuanto al despliegue de Power Platform, se han realizado varios estudios por parte de grandes consultoras (Forrester por ejemplo), que presentan cifras de ROI bastante significativas: ROI del 502% en el último estudio FORRESTER (A Forrester Total Economic Impact™ Study Commissioned By Microsoft, febrero de 2021).
Si el valor de Power Platform se demuestra en el campo, es muy difícil evaluarlo con precisión.
La evaluación del ROI de un proyecto de TI implica la evaluación de cuatro elementos:
Peter Durcker, un científico del siglo XIX, dijo: «Si no puedes medirlo, no puedes improbarlo». Un proceso de negocio gestionado a través de intercambios de correo electrónico y archivos no podrá ser supervisado o monitoreado, por lo tanto, las posibilidades de mejora son limitadas. La digitalización del proceso con una solución Power Platform permitirá, a través de una inversión limitada, monitorizar y medir el rendimiento de todas las etapas del proceso y así mejorarlo. Si sumamos la contribución de la digitalización de procesos a las capacidades de automatización de Power Platform, la contribución en términos de eficiencia será fácilmente demostrable.
Reducción de costes
La reducción de costes asociada a la digitalización de los procesos de negocio se puede analizar de diferentes maneras:
- Reducción de la carga de trabajo: La digitalización de un proceso de negocio a menudo va acompañada de una reducción significativa de la carga de trabajo requerida. Esta reducción se debe a la automatización y simplificación del procesamiento de dicho proceso.
- Reducción de los costes operativos: En algunos casos, Power Platform reemplaza una herramienta existente. Además, permite a través de la sencillez y rapidez en la implementación de las soluciones, reducir significativamente los costes operativos de estas soluciones (costes de licencias, MCO, infraestructuras…)
Reducción de riesgos
La digitalización de los procesos de negocio facilita la introducción de controles de negocio en todas las fases del proceso, reduciendo el riesgo de errores y violación de las reglas de negocio. También permite garantizar la trazabilidad de todos los pasos del proceso y, por lo tanto, mejorar el cumplimiento.
III. Caso de éxito: el ROI de Power Platform dentro de una empresa minorista.
Nuestro caso de éxito se refiere a un cliente minorista que quería digitalizar un proceso de pedido de artículos de sus fábricas y entregarlos a diferentes áreas de distribución regional. El proceso también gestionó la parte financiera a nivel de solución SAP.
Las diferentes solicitudes y aprobaciones de estas órdenes se gestionaron por correo electrónico, a través de comités semanales.
Algunas cifras:
- 30.000 pedidos anuales gestionados por los equipos
- Se requerían 80 horas de trabajo por semana para procesar todos los pedidos
Inquietudes comerciales:
- Proceso complejo
- El procesamiento de pedidos requiere muchos recursos
- El control de errores de reglas de negocio a nivel de SAP es bastante complejo
- El tiempo de procesamiento de pedidos es aleatorio
Objetivo del proyecto:
- Experiencia de usuario
- Mejorar la experiencia del usuario
- Tener visibilidad de stock
- Anticipar los errores del negocio antes de la integración en SAP
- Optimización del flujo de trabajo
- Reducir el tiempo de procesamiento de aplicaciones
- Reducir el transporte
- Reducir el almacenamiento de información y las transferencias locales
- Reducir la huella de carbono del transporte (terrestre, marítimo y aéreo)
- Reducir la complejidad de los procesos
- Cumplimiento mejorado
- Automatización de aprobaciones
- Limitar los riesgos relacionados con el uso de datos personales
¿Qué solución se propone?
La solución es desarrollar una plataforma de comercio electrónico para exponer el catálogo de productos (50.000 productos) y gestionar el flujo de trabajo de validación operativa y financiera de los pedidos.
Para llevar a cabo este proceso, se estudiaron y compararon dos soluciones:
• Power Platform: Una aplicación de Power Apps conectada a una base de datos Dataverse con sincronización de datos de SAP.
• SAPUI5 HTML para SAP Gateway front-end para desarrollo backend.
La comparativa de las dos soluciones mostró que la solución Power Platform podría:
• Reducir el tiempo de entrega en un 50%
• Reducir el coste de ejecución (o implementación) en un 70%
En conclusión, hoy en día existe la necesidad de aprovechar las plataformas Low code / No code para satisfacer la demanda de digitalización en los procesos de negocio, por lo tanto es necesario hacerlo de forma estructurada para ofrecer un servicio de calidad a los diferentes perfiles interesados.