At eierskapet til skyprosjektet må ligge i toppledelsen er en av de viktigste erfaringene fra migreringsprosjektene til store aktører innen bank og forsikring og energi i Norge. Randulf Grotle deler erfaringer fra store skyreiser her.
Migrering til sky handler om å flytte fra eget hus til et datasenter eid av noen andre. Der finnes tjenester som gjør bedriften mer innovativ og som automatiserer tidkrevende prosesser. Flyttingen er ikke en enkel prosess. I praksis er det prosjekter som strekker seg over år og endrer virksomheten i røttene. Prosessene er særlig krevende for de som sitter på en stor portefølje av applikasjoner bygget opp over tid, som i bank- og forsikringsbransjen. Migreringsprosjekter i denne sektoren blir derfor særlig tid- og kostnadskrevende, der sikkerhet er en ufravikelig strategisk prioritet.
Etter å ha vært engasjert i store migreringsprosjekter hos flere av landets største aktører innen nevnte næring er det flere læringspunkter å ta med seg, der endringsvilje hos dine kolleger kanskje er det aller viktigste.
Sky handler om å skape gevinst for forretningen. Derfor må forretningen eie skyprosjektet. Verdien av sky ligger i det du kan bruke teknologien til.
I vellykkede prosjekter finnes en tydelighet fra øverste nivå om at dette skal virksomheten lykkes med, uansett. Prosjektet innebærer risiko. Det vil forekomme feil. Kinkige utfordringer vil dukke opp. Derfor må toppledelsen stå i bresjen, ta ansvar og skape trygghet. Sett et mål om å lede an i den digitale endringen. Det setter en strategisk kurs som er vanskelig å avvike. En styrebeslutning gjør det enda mer forpliktende.
Forstå at det vil kreve tid, penger og mennesker: Migreringer handler om å endre noe som fungerer greit. Derfor finnes frykt for å gjøre endringer. En stor migrering vil ta tid. Den vil gjøre vondt. Det må alle møte med åpne øyne, særlig toppledelsen. Migreringer tar flere budsjettår og suksessen kommer når en tør å se langt. Erkjennelsen av at det blir dyrt fører til at prosjektet organiseres riktig, og at det skapes en felles forståelse for viktigheten av den strategiske investeringen. Det gir forutsigbarhet for it-avdelingen og for leverandører.
Gjør det kjedelige grunnarbeidet først: En bygger alltid grunnmuren før selve huset. Sett dere ned og gjør arbeidet med å skape standarder, etablere rutiner for dokumentering og ta gjennomtenkte designbeslutninger. Det kan være kjedelig, men er viktig. Er fundamentet på plass så får du raskere fart senere, og bedre forutsetninger til å legge de gode strategiene og planene. Kontroll på prosjektgjennomføringen, gode kontrollrutiner, fastsatte sjekkpunkt og kontinuerlig oppfølging av fremtiden er helt avgjørende forutsetninger.
Ansatte må få tid til å lære seg det nye: Det å jobbe i skyplattformer er nytt for de fleste, og hver leverandør har sine egne grensesnitt og stammespråk inni sine portaler. Derfor må ansatte få tid til å lære seg å lære den nye plattformen og anledning til å ha fokustid til å bli gode på hvordan jobbe på nye måter. Bygging av kompetanse i avdelingen er avgjørende for å sikre motivasjon og iver for en krevende skyreise. Ledelsen må være motivatorer og pådriver. Beste praksis oppnås ikke gjennom prøving og feiling, men ved å lytte til erfarne sky-farere.
God samhandling: De som berøres av endringene må forstå hva som er i vente. Forståelsen av at alle er i samme endringsbåt må forankres tidlig. Her er det viktig med arbeidsmøter der fagekspertene kan jobbe ut nye løsninger, dele erfaringer og diskutere seg gjennom problemstillinger. Etabler områder der kunnskap og smarte løsninger deles. Ha faste møtepunkter og undervurder ikke viktigheten av en dialogsarena som Slack eller Teams.
Flytt i faser: Den første migreringen gir ofte følgefeil og situasjoner som må rettes i tiden etter. Dokumenter underveis og gjør dere erfaringer om hvordan unngå fremtidige utfordringer. Ved å stykke opp elefanten vil hvert prosjekt surfe på suksessene fra de foregående. En slik tilnærming gir bedre kontroll over applikasjonsporteføljen og verdifull feilretting på problemer du ikke visste du hadde. Det er ikke gitt at det lønner seg å starte forsiktig med små systemer. Det kan tenkes at en skal kartlegge hvilken avdeling som er mest motivert for fornying, eller lete etter systemene som gir størst gevinst fra endringer og starte med de systemene.
Tydelig kommunikasjon: It-folk er ikke trent for å være kommunikatører. Derfor bør du søke hjelp av noen som hjelper deg forklare på en måte som folk forstår. Dessuten er det viktig for det interne engasjementet å dokumentere fremdrift og vise frem suksesser. Det er mye å feire i et skyprosjekt, og gode markeringer skaper entusiasme i konsernet – langt utover it-avdelingen. Jobben starter med å vise hvilken betydning skyen vil ha på den fremtidige forretningen og på den enkeltes arbeidsformer, deretter legge en tydelig plan på hvordan en oppdaterer organisasjonen på fremdrift slik at en kan avmystifisere og øke organisasjonens forståelse for prioriteringene.
Ikke finn opp alle hjulene selv: Det er dyrt å skrive om applikasjoner fra bunn, og det er krevende å løse alle problemer for egen maskin. Det finnes store mengder standardkomponenter og tjenester som er tilgjengelige som tar dere langt på vei, og som gjør at fremdriften blir raskere.
Velg leverandører du kan kvitte deg med: De fleste vil være avhengig av ekstern bistand i en migrering. Det er viktig at du ikke gjør prosjektet avhengig av en enkelt leverandør, og du bør ikke signere avtaler du ikke kommer deg raskt ut av. Underveis i prosjektet må det legges opp til at kunnskap flyter over til dine fageksperter. Sett derfor en realistisk sluttdato for når deres egne folk skal være flinke nok til å løse skyoppgavene selv. Det gir fremdrift og skaper forutsigbarhet for alle parter. I tillegg må du være bevisst på avtalene som signeres med skytilbyderne. Vær bevisst på at alle eggene legges i en annens kurv. Derfor må skyløsninger kunne snakke sammen, og dere må legge en tydelig exitplan som gjør det mulig å bytte leverandør ved behov.
De som har kommet lengst med sky erfarer at deres kule nybrottsprosjekter tiltrekker seg it-eksperter med høy kompetanse som har lyst å jobbe i din bedrift. Et godt gjennomført skyprosjekt fører til at it-avdelingen går fra å si nei (grunnet teknologisk gjeld), til å bli en strategisk ressurs for raskere endring.
Skyteknologi er en altfor stor mulighet til at forretningen kan la det være ett it-anliggende alene.
Det er mye å feire i et skyprosjekt, og gode markeringer skaper entusiasme i konsernet – langt utover it-avdelingen