Em 2020 e 2021, enfrentámos situações atípicas devido à pandemia de COVID-19. Muitas empresas tiveram de redesenhar os seus processos, adotar rotinas de trabalho remotas ou híbridas e, consequentemente, acelerar as suas iniciativas para a Transformação Digital. Neste cenário, ferramentas como o Google Workspace tornaram-se essenciais.
O Google Workspace é uma solução inovadora e flexível que ajuda pessoas e organizações a aumentar a produtividade, comunicação e colaboração como nenhuma outra. Em resumo, ela reúne os recursos que as empresas precisam para enfrentar os desafios atuais e futuros, sendo composta por um amplo conjunto de aplicações:
Aqui, apresentamos apenas 10 benefícios que explicam porque a sua empresa deve apostar no Google Workspace:
Inovação
Na Google, a inovação faz parte do seu ADN. O Google Workspace é um produto em constante evolução, o que significa que as organizações que o adotam estão sempre na vanguarda desta tecnologia e a sua arquitectura redundante garante que não há tempo de paragem programado para atualizações. Como exemplo de inovação, em 2019 o Google introduziu mais de 200 funcionalidades adicionais ao seu conjunto de ferramentas Google Workspace.
Escalabilidade
Hoje em dia, o Google Workspace serve mais de 5 milhões de organizações em todo o mundo, com vários milhares a aderir todas as semanas e é um serviço global com escalabilidade comprovada. Por exemplo, o serviço de correio electrónico – Gmail – e o serviço de armazenamento – Google Drive – servem simultaneamente mais de mil milhões de utilizadores em todo o mundo.
Produtividade
A utilização do Google Workspace permite aos colaboradores optimizar a forma como trabalham e colaboram entre si, levando a melhorias significativas na eficiência e produtividade. As empresas de todo o mundo enfrentam uma pressão crescente para se manterem competitivas e satisfazerem as necessidades dos seus clientes. O Google Workspace permite às equipas partilhar ideias instantaneamente, participar em reuniões à distância e a partir de qualquer lugar, colaborar em tempo real e muito mais. Esta nova forma de trabalhar é possível graças a arquitecturas baseadas na nuvem, que ultrapassam de longe as ineficiências de uma forma de trabalhar baseada em ferramentas de produtividade isoladas e dependentes de computadores.
Redução de custos
As propostas da Google são altamente rentável. O modelo SaaS do Google Workspace permite o pagamento por utilização, de tal forma que se paga apenas pelo número de utilizadores que utilizam a solução, sem ter de fazer um dimensionamento em escala do hardware do servidor, armazenamento, etc., como ocorre, tipicamente, nas soluções on-premise do cliente. Além disso, podemos destacar a escalabilidade da solução Google, que permite que os seus serviços sejam adaptados em volume, ao ritmo solicitado pelo cliente com um pedido simples e imediato. As soluções do Google Workspace são atualizadas automaticamente. Não há cliente instalado no posto de trabalho do utilizador, pelo que não há custos de migração de versões, para incorporar novas funcionalidades ou adicionar correcções, para a manutenção ou mesmo para atualizações de segurança.
A Forrester Consulting realizou um estudo de Impacto Económico Total (TEI), examinando o valor que oito clientes alcançaram ao implementar e adoptar o Google Workspace, e concluiu uma taxa de 331% de ROI a 3 anos.
Simplicidade na Gestão
Os administradores apenas têm de configurar os serviços a partir da consola de administração ou utilizando APIs específicas para o efeito, sem terem de se preocupar com a infraestrutura que os suporta, pelo que o tempo necessário para fazer alterações à configuração do ambiente é mínimo.
Mobilidade
A estratégia da Google pode ser resumida numa frase – “100% web: Aplicações empresariais que utilizam serviços de Internet e são acedidas através de um navegador”. Esta capacidade de acesso, a partir de qualquer dispositivo com um browser, significa que o utilizador não tem de estar “ligado” a um dispositivo específico. É-lhes dada a liberdade de aceder à sua informação em segurança, a partir de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo. Além disso, são fornecidas aplicações nativas para Android e iOS, para utilização eficiente em ecrãs mais pequenos e ecrãs tácteis.
Esta mobilidade não significa que não seja possível trabalhar offline quando a rede não está disponível: os ficheiros são sincronizados assim como o correio e o trabalho offline é permitido, como anteriormente.
Melhoria na Colaboração com Terceiros
O Google Workspace permite-lhe colaborar com utilizadores internos e externos sem necessitar de uma licença para os utilizadores externos, bastando simplesmente a utilização de um browser. São obtidos retornos muito rápidos quando existem atividades simultâneas envolvendo muitas pessoas, como por exemplo:
- Construção de propostas, que podem envolver técnicos que podem estar em qualquer parte do mundo, sejam da área de vendas, área técnica, área jurídica, etc.
- Processos de orçamentação.
- Publicação de informações de qualquer tipo (como por exemplo: preços, stocks, turnos, etc.).
- Processos de recursos humanos que aproximam a organização do colaborador: formação, retenção de talentos, processos de avaliação, etc.
Evolução e Futuro
A plataforma da Google está em constante evolução. As suas funcionalidades são melhoradas todas as semanas, seguindo um ciclo de desenvolvimento rápido e ágil que permite aos utilizadores e administradores receberem as novas funcionalidades assim que estas estão disponíveis. Isto permite às empresas estarem na vanguarda da tecnologia, sem terem de gerir a sua evolução, a implementação ou o seu dia-a-dia, concentrando-se assim em fazer o melhor uso da mesma.
Segurança
A Google concebeu o Google Workspace para cumprir normas rigorosas de privacidade e segurança, em linha com as melhores práticas da indústria, ajudando assim os clientes a cumprir os regulamentos exigidos. A Google oferece compromissos contratuais rigorosos em matéria de propriedade de dados, utilização da informação, segurança, transparência e responsabilidade.
A Google também se submete regularmente a uma série de auditorias externas. Estes auditores independentes examinam os controlos, infraestruturas e operações do centro de dados da Google. Estas auditorias e normas incluem: SOC1™, (SSAE-16/ISAE-3402), SOC2™, SOC3™, ISO27001, ISO 27017, ISO 27018:2014 e FedRAMP. Além disso, o Google Workspace cumpre os regulamentos estabelecidos pelo Regulamento Geral da UE sobre Proteção de Dados (GDPR) e as recomendações do Grupo de Trabalho do Artigo 29.
Alta Disponibilidade
No que toca ao SLA (Service Level Agreement), a Google está entre os melhores quando se trata de fiabilidade, oferecendo um SLA de 99,9% para os serviços.
O Google Workspace não possui tempo de paragem programado ou janelas de manutenção e todos os seus centros de dados são construídos com infraestruturas redundantes.
Em conclusão, à medida que a maioria das empresas se adapta ao “novo normal”, o Google Workspace acompanha as necessidades do mercado, lançando novos recursos que tornam a colaboração e a comunicação mais integradas. Esta ferramenta é uma ótima fórmula de produtividade para as empresas que desejam trabalhar com colaboradores em todo o mundo e ser bem sucedidas nos seus objetivos, através do desempenho de tarefas diárias que ficam concluídas com maior rapidez e comodidade.
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