CUF/miMed: Um caso de sucesso na adoção do Google Workspace

O Cliente

A CUF é uma das maiores redes privadas de saúde em Portugal, com presença em todo o território nacional e milhares de colaboradores. No seu ecossistema digital, a CUF já utilizava o Google Workspace, mas procurava agora integrar a empresa recentemente adquirida, a miMed, na mesma plataforma. O objetivo era garantir uma solução que permitisse uma colaboração ágil, segura e escalável, capaz de responder às necessidades de médicos, enfermeiros, equipas de apoio e áreas administrativas.

O Desafio

A CUF enfrentava o desafio de unificar plataformas e consolidar os dados dispersos da miMed em múltiplos sistemas, migrando do Office 365 para o Google Workspace. A migração de 1TB de dados incluía emails, contactos, grupos e calendários, envolvia 189 utilizadores, 40 grupos e 40 sites de partilha (SharePoint), e visava garantir a passagem para um ambiente único e colaborativo. Ao mesmo tempo, era fundamental assegurar a continuidade no acesso a emails históricos, agendas e reservas de salas de reunião, sem impactar o trabalho diário, proporcionando aos profissionais de saúde uma experiência fluida com acesso rápido e seguro à informação em qualquer dispositivo. A migração apresentava ainda o desafio adicional de cumprir um prazo extremamente curto, imposto pela direção, exigindo uma execução rápida e precisa.

A Solução

A CUF decidiu avançar para uma estratégia “Google-first”, integrando toda a organização miMed em Google Workspace:

A Metodologia

• Diagnóstico inicial: levantamento de necessidades críticas (e-mails, contactos, calendários, grupos e sharepoint).

• Planeamento e calendarização: definição de fases de migração alinhadas com as datas impostas pela direção.

• Migração técnica: transferência de 1 TB de dados, preservando histórico e garantindo a integridade da informação.

• Configuração e testes: validação de acessos, sincronização em dispositivos móveis e ajuste de emails.

• Formação e suporte: apoio aos utilizadores na adoção do novo ambiente Google, assegurando uma transição pacífica e sem interrupções.

Os Resultados

• Transição tranquila: os colaboradores passaram a utilizar o email CUF em Gmail sem dificuldades, incluindo acesso em telemóvel de forma imediata e transparente.

• Maior produtividade: Google Chat revelou-se uma mais-valia na comunicação clínica, permitindo respostas rápidas entre unidades e profissionais de saúde.

• Integração total: todos os utilizadores da miMed passaram a trabalhar numa única plataforma colaborativa. Foram migradas 189 contas do ecossistema Microsoft Office 365, totalizando 16.692 contas no ambiente Google Workspace da CUF.

• Adoção de IA (Gemini): os colaboradores beneficiam de resumos automáticos, simplificação de documentos e maior rapidez no acesso à informação.

• Cumprimento de prazos exigentes: a migração foi concluída com sucesso num espaço temporal muito curto, ultrapassando as expectativas da direção.

Conclusão

A aposta em Google Workspace foi decisiva para a CUF em termos da reorganização digital pretendida para a miMed. Os utilizadores passaram assim a contar com uma plataforma única, colaborativa e segura, capaz de responder às necessidades de comunicação, partilha de informação e integração de inteligência artificial. A migração reforçou a estratégia digital da CUF, garantindo eficiência, proximidade e inovação ao serviço dos profissionais de saúde e, em última instância, dos seus utentes.