Ethisch waarschuwingssysteem

Waarom? Voor wie?

Devoteam heeft haar inzet op het gebied van ethiek en de strijd tegen corruptie versterkt door een klokkenluidersregeling beschikbaar te stellen aan haar werknemers en alle belanghebbenden (klanten, onderaannemers, leveranciers, enz.).

Het klokkenluiderssysteem moet het voor slachtoffers en getuigen van de hieronder genoemde feiten mogelijk maken om deze te melden aan een onafhankelijke partij, die de informatie doorgeeft aan onze Commissie Ethiekwaarschuwingen.

De meldingen die onder de klokkenluidersregeling vallen, hebben met name betrekking op:

• misdaden of overtredingen (inclusief corruptie en discriminatie)
• ernstige en duidelijke schending van een wet, verordening of een internationaal verdrag dat naar behoren door Frankrijk is goedgekeurd, zoals intimidatie of discriminatie
• of alle verplichtingen die zijn vastgelegd in de Europese regelgeving, en in de Monetaire en financiële code “CMF”, of in het Algemeen Reglement van de Autoriteit voor Financiële Markten “AMF”,
• en meer specifiek alle gedragingen of situaties die in strijd zijn met de gedragscode van de Groep of onze Handvesten, met name Anti-corruptie, met betrekking tot feiten van omkoping of beïnvloeding.

Elke inbreuk die via onze Ethische waarschuwingslijn wordt gemeld, wordt onderzocht door het Ethische waarschuwingscomité van de Groep.

Anonimiteit en vertrouwelijkheid

De klokkenluider kan ervoor kiezen zijn identiteit niet bekend te maken: zijn anonimiteit blijft gewaarborgd!

Devoteam heeft gekozen voor een extern mechanisme voor het verzamelen van rapporten, om de effectiviteit ervan te maximaliseren en volledige vertrouwelijkheid te garanderen van de stappen die de klokkenluider heeft ondernomen.

Onze externe dienstverlener handelt onafhankelijk van de Groep en biedt u de mogelijkheid om een melding te doen, op een volledig anonieme en vertrouwelijke manier. Hij stuurt de geanonimiseerde informatie door naar de Group Ethics Alert Committee.

De Groep beschermt klokkenluiders, met name tegen mogelijke vergeldingsacties of disciplinaire sancties, en zorgt ervoor dat hun identiteit strikt vertrouwelijk blijft, ongeacht of het gaat om een werknemer van de Groep of een derde partij.

Misbruik van de Ethics Alert Line kan echter leiden tot vervolging of sancties.

Bediening

Gegevensbeschermingsbeleid

De Devoteam Group hecht het grootste belang aan gegevensbescherming en vertrouwelijkheid en voldoet aan de bepalingen van de Europese Verordening “betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens” (EU-GDPR) en aan de toepasselijke nationale regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Voordat u een melding indient, vragen wij u de onderhavige informatie over gegevensbescherming zorgvuldig te lezen.

Doel van het klokkenluiden

Het mechanisme dat door Devoteam is opgezet via het EthicsPoint-platform, voor het verzamelen, in alle veiligheid en vertrouwelijkheid, van meldingen met betrekking tot inbreuken op de ethische gedragscodes en de naleving door de Groep of haar dochterondernemingen van meldingen met betrekking tot de gebieden die vallen onder de wet nr. 2016-1691 van 9 december 2016 betreffende transparantie, corruptiebestrijding en modernisering van de economische activiteit (bekend als de wet “Sapin II”) en door wet nr. 2017-399 van 27 maart 2017 betreffende de waakzaamheidsplicht van moedermaatschappijen en opdrachtgevende ondernemingen, waarin het wettelijk regime wordt gespecificeerd dat van toepassing is op meldingen en de bescherming van klokkenluiders.

Verantwoordelijkheid van het systeem

De CSR en Audit en Corporate Internal Control Department van Devoteam beheren het Ethics Alert System. U kunt contact opnemen via het volgende adres:

Devoteam
Directeur MVO
4° vloer

Strikt vertrouwelijk
73 Rue Anatole Frankrijk 92300 Levallois-Perret

Het platform wordt beheerd door een wereldwijde specialist in uitbestede ethische waarschuwingslijnen, NAVEX GLOBAL UK LIMITED, gevestigd op: Vantage West, 4th Floor, Great West Road, Brentford, TW8 9AG, Verenigd Koninkrijk.

Verzamelde persoonsgegevens

Wanneer u een melding indient via het EthicsPoint-platform, worden verschillende persoonlijke gegevens en informatie verzameld:

• uw naam, indien u uw identiteit bekendmaakt;
• uw status als werknemer binnen Devoteam SAS of de dochteronderneming van de betreffende groep, uw status als externe werknemer, als incidentele werknemer in verband met Devoteam SAS of de dochteronderneming van de betreffende groep;
• uw relatie met een derde partij, indien u deze openbaar maakt;
• de acties die u onder de aandacht van het management van de groep wilt brengen;
• de namen van de personen die u in uw melding vermeldt en andere persoonlijke gegevens die op hen betrekking hebben.

Vertrouwelijke afhandeling van meldingen

Rapporten worden altijd strikt vertrouwelijk behandeld. De Ethics Alert Committee analyseert de ontvankelijkheid van de melding, bespreekt dit met de klokkenluider en voert de acties en onderzoeken uit die vereist zijn voor de specifieke zaak tot de afsluiting ervan.

Iedereen die toegang heeft tot de database, moet strikte vertrouwelijkheid in acht nemen.

Informatie over de persoon/personen die bij de waarschuwing betrokken zijn

De persoon die in een alert wordt genoemd, wordt geïnformeerd over de persoonlijke gegevens die op het platform over hem of haar verschijnen. Hij of zij heeft geen informatie om de klokkenluider te identificeren.

Indien voorzorgsmaatregelen noodzakelijk zijn, met name om vernietiging van bewijsmateriaal te voorkomen of ten behoeve van een onderzoek, kunnen de gegevens van deze persoon na het nemen van deze maatregelen worden gebruikt, overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen.

Rechten van betrokkenen

Op grond van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming hebben de klokkenluider en de persoon/personen op wie de melding betrekking heeft, recht op informatie, toegang, rectificatie, verwijdering en verzet tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.

Wanneer het recht op verwijdering wordt ingeroepen, onderzoekt de Ethics Alert Committee of de opgeslagen gegevens nog steeds nodig zijn voor de verwerking van een melding. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden verwijderd.

Indien het recht op verzet wordt ingeroepen, onderzoekt het Ethics Alert Committee snel in hoeverre er geen legitieme en dwingende redenen meer zijn voor de behandeling die prevaleren boven de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van wettelijke rechten. De klokkenluider en de persoon/personen waarnaar in de melding wordt verwezen, hebben echter het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden bewaard voor de duur die nodig is voor de verificatie en het onderzoek van de melding of zoals voorzien door de toepasselijke wetgeving. Zodra de melding is verwerkt, worden deze persoonsgegevens binnen twee maanden na afsluiting vernietigd. De geanonimiseerde melding wordt gearchiveerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.