Article rédigé par Kavi Lollchand et Corentin Dal Farra.
Smartsheet est l’un des leaders des solutions Cloud de gestion du travail collaboratif. Cette plateforme transversale permet de rendre la collaboration plus dynamique en centralisant l’information et en favorisant la communication entre les équipes. Ainsi Smartsheet permet de casser les silos entre vos différents départements ou équipes en permettant de retrouver toutes les informations essentielles sur une même plateforme.
Pour rendre cette collaboration encore plus efficiente, il existe aujourd’hui plusieurs moyens de connecter Smartsheet à son écosystème logiciel. Par exemple, si vous souhaitez récupérer des informations de facturation de votre ERP, vous pourrez venir les intégrer automatiquement dans les feuilles de projets Smartsheet afin de pouvoir centraliser l’ensemble des informations liées au projet.
Si vous envisagez d’utiliser Smartsheet et de l’intégrer à vos solutions métier ou si vous êtes déjà utilisateur de la solution et que vous souhaitez connaître les moyens pour connecter Smartsheet avec d’autres outils, cet article vous présente les différentes possibilités d’intégration qui s’offrent à vous.
Vous pouvez également consulter notre webinar qui présente le sujet.
Pour connecter Smartsheet à d’autres outils informatiques, 3 solutions sont possibles :
1. Applications premium (Data Uploader et Bridge)
Les applications premium sont des modules complémentaires de la solution Smartsheet qui permettent de répondre à des besoins avancés. Ainsi, deux applications premium sont dédiées à la connexion entre Smartsheet et vos logiciels métiers.
Data Uploader : Qu’est-ce que Data Uploader ?
- Centraliser l’information : importer des données de vos solutions métiers (exportées au format xls. ou csv.) dans Smartsheet.
- Gagner du temps et réduire les erreurs : pas de temps passé à trier, filtrer et copier manuellement les données.
- Déclencher des workflows automatiquement et de manière périodique : les données de vos solutions métiers permettent de déclencher un workflow grâce aux automatisations de Smartsheet .
Data Uploader est un moyen simple et rapide pour importer dynamiquement des données issues de vos solutions métiers. Par exemple, vous pouvez intégrer les informations de facturation de votre ERP dans Smartsheet. Pour cela, il suffit d’exporter ces informations au format .xls ou .csv et de déposer l’export en pièce jointe d’une feuille Smartsheet ou dans votre espace de stockage Cloud (comme Google Drive). Data Uploader ira ensuite chercher les informations de facturation pour les intégrer dans une feuille Smartsheet.
Si vous souhaitez en savoir plus sur Data Uploader, merci de cliquer sur ce lien.
Bridge : Qu’est ce qu’est Bridge ?
Bridge est un outil qui offre une interface no-code afin de rendre possible la connexion et les échanges de données entre plusieurs logiciels.
Comment fonctionne Bridge ?
- Il permet d’éviter les erreurs de saisie manuelles comme par exemple ajouter des leads issus de votre CRM ou bien mettre en avant le commentaire le plus récent dans une feuille Smartsheet.
- Il permet de travailler sur ce qui importe le plus et ainsi éviter de passer du temps à copier des données d’un système à un autre pour se consacrer entièrement à la réalisation des projets.
- Il permet de rester informé et de prendre les bonnes décisions en ayant des logiciels connectés entre eux.
- Il donne la possibilité de construire des workflows sans utiliser de code : par exemple, il est possible de mettre en place une automatisation via des mails basés sur des données de Salesforce.
Quels sont les cas d’usage ?
- Créations automatisées de feuilles dans Smartsheet.
- Récupération de données depuis un ERP, un CRM ou une base de données.
- Echange de données depuis vos applications de messagerie, chat et email…etc.
Si vous souhaitez en savoir plus sur Bridge, merci de cliquer sur ce lien.
2. Connecteurs et intégrations
Les connecteurs Smartsheet sont des applications complémentaires qui permettent d’échanger des données suivant une configuration prédéfinie et avec l’aide d’une interface supplémentaire. Un cas d’usage peut être d’utiliser le connecteur Salesforce pour échanger des données dans un sens ou dans l’autre, ou bien de manière bi-directionnelle.
Aussi, Smartsheet dispose d’intégrations natives comme par exemple avec Google Workspace : authentification Google, intégration avec Gmail ou Calendar et Google Drive. Les intégrations permettent de faire communiquer deux solutions très simplement. En utilisant le fonctionnement natif de Smartsheet, vous pouvez ajouter une pièce jointe qui est stockée directement dans votre espace Google Drive, ou bien créer une ligne dans une feuille Smartsheet qui reprend l’intitulé, le contenu et les pièces jointes de votre mail dans votre boîte de réception Gmail. Vous retrouvez ainsi tous les documents et discussions liés à votre projet qui s’exécute dans Smartsheet.
Découvrez les connecteurs et intégrations via ce lien.
3. Développement API
Smartsheet dispose d’une API qui est une solution informatique qui permet de faire communiquer deux logiciels de nature différente entre eux. Si l’un de vos logiciels dispose d’une API alors il pourra communiquer avec Smartsheet grâce à l’API de ce dernier. Par exemple un cas d’usage pourrait être d’échanger des données dans les deux sens entre Smartsheet un CRM.
Découvrez comment fonctionne l’API Smartsheet via cette vidéo.
En conclusion Smartsheet dispose de nombreux moyens pour interagir avec d’autres logiciels métiers. Selon vos besoins, certains moyens pourront être plus appropriés que d’autres. En tant que partenaire Platinum de Smartsheet, Devoteam G Cloud accompagne ses clients dans la connexion de Smartsheet à leur écosystème logiciel. Nous pouvons donc vous aider à choisir la solution qui vous correspondra le mieux. Pour cela, vous pouvez nous contacter ici.