Pas de budget, pas de sponsor, 10% d’utilisation. C’est le point de départ du projet Copilot chez Longchamp. Six mois plus tard : 98,6% de satisfaction, 3,4 heures gagnées par semaine et par utilisateur, et une demande interne qui explose.
Comment une maison de luxe a-t-elle transformé un test timide en succès mesurable ? La réponse tient à un principe : en appliquant ses propres codes, transformer l’IA d’un produit de consommation en produit de luxe. Renaud Beaufils, Chief Data Officer de Longchamp, et Christelle Vertus, Customer Success Manager chez Devoteam reviennent sur une adoption par la pratique, sans effet d’annonce ni promesses démesurées. Juste des formations concrètes, une communauté restreinte qui a créé l’envie, et des résultats qui ont fini par convaincre la direction.
Voici les coulisses d’un déploiement Copilot qui prouve qu’en matière d’IA, la méthode compte plus que la technologie.
Un contexte de lancement pragmatique
Contrairement aux annonces spectaculaires parfois relayées sur LinkedIn, le projet Copilot chez Longchamp n’est pas né d’une conviction immédiate de la direction. L’entreprise a plutôt saisi une opportunité de financement Microsoft pour tester la technologie avec un budget initial minimal, sans sponsoring fort au démarrage.
Le contexte business était clair : une entreprise en forte croissance avec un déficit de recrutement et des équipes surchargées. Les objectifs étaient centrés sur le ROI et les gains d’efficacité. Comme l’explique Renaud Beaufils : « Dans le luxe, l’enjeu principal reste l’efficacité opérationnelle plus que l’innovation pure.«
Le point de départ présentait des défis : 50 licences disponibles, 40 assignées, mais un taux d’utilisation d’environ 10%. Une situation classique où l’outil est distribué sans l’accompagnement adapté nécessaire à son appropriation.
Renaud Beaufils et Christelle Vertus lors du Microsoft AI Experience organisé par Devoteam
Une stratégie de formation orientée action
Face à l’absence de budget sanctuarisé et de sponsoring fort, l’équipe a adopté une approche directe et pragmatique. Plutôt que de multiplier les sessions de sensibilisation théoriques, la priorité a été donnée à la mise en pratique immédiate.
« On n’a pas cherché à convaincre les gens ni à leur expliquer longuement la technologie. On a opté directement pour une formation« , explique Renaud Beaufils. L’objectif était de permettre aux utilisateurs de découvrir l’outil par eux-mêmes. Et ainsi, de développer leurs propres cas d’usage, puis de les accompagner avec des contenus complémentaires.
La formation au prompting a constitué le socle de cette démarche, un choix qui s’est révélé structurant pour la suite. Christelle Vertus souligne l’importance de cette approche pratique :
« Les utilisateurs ont besoin de tester concrètement et de voir comment la solution répond à leurs besoins spécifiques.«
Le plan d’adoption n’était pas figé, mais évoluait en permanence en fonction des retours terrain et des besoins émergents. Des ateliers par équipe ont permis d’identifier les cas d’usage prioritaires et les problématiques métier à adresser, suivis de POC et d’ateliers de restitution.
Le pouvoir de l’exclusivité et des communautés
Un facteur clé de succès souvent sous-estimé : la création d’un sentiment d’appartenance. « Le fait de créer un groupe relativement restreint au départ a généré un effet de désirabilité auprès des autres collaborateurs« , observe Renaud Beaufils. Cette approche sélective a suscité l’intérêt et l’envie de faire partie du programme.
Le recrutement de cette communauté s’est fait de manière progressive et itérative. Les managers ont été consultés pour identifier les profils curieux et enclins à challenger leurs habitudes. Mais l’équipe a également mis en place un processus d’ajustement basé sur les données d’usage réelles, en faisant évoluer la composition du groupe pilote pour maintenir un niveau d’engagement élevé.
Une communauté sur Teams et SharePoint a ensuite été créée pour diffuser du contenu, partager des cas d’usage et capitaliser sur la connaissance des problématiques métier de chaque équipe. Ces communautés de Champions ou d’Ambassadeurs peuvent évoluer au fil du temps. Elles s’enrichissent de nouvelles équipes exprimant leur envie de s’investir.
Des fonctionnalités qui transforment le quotidien
L’adoption de Copilot a varié selon les profils métier. Les équipes Retail, habituées à gérer de grandes quantités de données avec des outils limités, ont montré un fort taux d’adoption. Les équipes de formation interne, la gestion de projet et les ressources humaines ont également identifié des cas d’usage à forte valeur ajoutée.
Pour la gestion de projet, les bénéfices sont tangibles : génération de comptes rendus de réunion, préparation d’appels d’offres, élaboration de plans projet. « Les comptes rendus automatiques permettent de pallier le manque de communication qui existait auparavant, particulièrement lorsque personne ne prenait formellement de notes« , explique Renaud Beaufils.
La création de présentations illustre également le gain de productivité. En utilisant des prompts structurés qui définissent précisément les besoins, le public cible et les messages clés, il est possible de générer des présentations de qualité professionnelle en une fraction du temps habituellement nécessaire.
La traduction constitue un autre cas d’usage majeur pour Longchamp. Cette fonctionnalité de traduction de présentations complètes, avec un taux de précision d’environ 95%, s’avère particulièrement pertinente pour une entreprise qui doit former des équipes dans ses usines internationales. La traduction simultanée dans Teams répond également à des besoins concrets de collaboration multilingue.
En revanche, certains profils n’ont pas adopté l’outil comme anticipé. Les équipes IT, notamment les développeurs, ont montré une adoption plus limitée, en partie par méfiance vis-à-vis de la qualité du code généré et par conviction dans leur propre expertise.
Des KPI qui ont convaincu la direction
Le défi majeur consistait à prouver le ROI sans disposer initialement d’outils de mesure sophistiqués. L’équipe s’est appuyée sur trois KPI principaux : le temps gagné, le taux d’adoption et la satisfaction utilisateur.
Le KPI décisif pour débloquer les budgets a été le temps gagné, mesuré par sondage auprès de la population équipée. « Avec 173 utilisateurs disposant de la licence payante, nous avons mesuré une moyenne de 3,4 heures gagnées par semaine« , indique Renaud Beaufils.
Le taux d’adoption atteint désormais 98,6 %, démontrant une réelle appropriation de l’outil. Le suivi du taux d’adoption permet également d’identifier les équipes nécessitant un accompagnement complémentaire, tandis que la satisfaction par outil oriente les efforts de formation sur les nouvelles fonctionnalités.
Ces résultats quantitatifs ont été complétés par des bénéfices qualitatifs :
- standardisation documentaire
- amélioration de la structuration des informations (comme les User Stories)
- réduction des informations manquantes dans les livrables.
Les freins identifiés et surmontés
Plusieurs obstacles ont émergé au cours du déploiement, nécessitant des ajustements de l’approche d’accompagnement.
Le premier frein concerne les profils experts qui estiment que leur production manuelle reste supérieure à ce que l’IA peut générer. Cette perception, particulièrement présente chez les développeurs, nécessite une approche personnalisée pour démontrer la valeur ajoutée sur leurs cas d’usage spécifiques.
Les hallucinations occasionnelles ont également créé des enjeux de crédibilité, bien que leur fréquence ait diminué avec l’évolution des modèles. Ces situations ont nécessité une communication transparente sur les limites de la technologie.
Le ton des messages générés par l’IA constitue un défi particulier dans l’univers du luxe, où la qualité de la relation client est primordiale. Certains départements restent vigilants sur le caractère potentiellement artificiel des contenus générés. Christelle Vertus insiste sur l’importance du prompting détaillé pour résoudre ce problème : prendre le temps de construire des prompts précis avec des détails sur la structure attendue, le ton souhaité et le niveau d’expertise requis.
Enfin, les inquiétudes concernant le remplacement des postes persistent chez certains collaborateurs. Ces craintes sont traitées par un accompagnement individualisé, en petits comités ou en sessions dédiées par équipe. « Nous expliquons que l’outil permet non seulement d’améliorer la qualité du travail, mais aussi de développer une compétence valorisante sur le marché« , précise Renaud Beaufils. Une trentaine de personnes ont bénéficié de ces sessions d’accompagnement renforcé.
L’avenir : Copilot Studio et déploiement élargi
Longchamp aborde maintenant une nouvelle phase de maturité. Les early adopters ont été conquis, et la stratégie évolue pour toucher les profils suiveurs. Le déploiement de Copilot Chat en version gratuite sert désormais de vivier pour identifier les utilisateurs engagés qui pourront ensuite accéder aux licences payantes.
Cette approche en « Ligues » permet de maintenir l’effet d’exclusivité tout en optimisant l’allocation des licences payantes selon les contraintes budgétaires. Les données d’usage permettent d’identifier nominativement les utilisateurs les plus actifs et de prioriser leur accès aux fonctionnalités premium.
En parallèle, Longchamp se lance dans Copilot Studio après une phase d’expérimentation. L’objectif est double : développer un cas d’usage métier avec un ROI clair en s’appuyant sur un partenaire, et construire en parallèle une gouvernance interne permettant l’émergence de « Citizen prompteurs » Copilot Studio.
Un défi permanent reste l’adoption des nouvelles fonctionnalités. Comme le souligne Renaud Beaufils : « Les utilisateurs reçoivent une formation initiale mais ne suivent pas nécessairement les évolutions. Or, des fonctionnalités véritablement transformantes sortent régulièrement. » La communauté d’ambassadeurs joue un rôle crucial pour identifier, tester et diffuser ces nouveautés via la plateforme collaborative.
Conseils pour se lancer dans une transformation IA
Fort de cette expérience, plusieurs recommandations émergent pour les entreprises envisageant un déploiement similaire :
Privilégier une approche progressive
« Commencer avec un noyau restreint de quelques personnes s’avère plus efficace qu’un déploiement massif« , recommande Renaud Beaufils. L’adoption fonctionne largement par effet de mimétisme : observer un collègue utiliser efficacement un outil créé naturellement l’envie de l’adopter.
Créer de la désirabilité
Le sentiment d’appartenance à un groupe sélectionné constitue un levier d’engagement puissant, particulièrement dans les premières phases du projet.
Optimiser le temps des utilisateurs
Proposer des contenus à forte valeur ajoutée, rapidement exploitables. Pour les profils les plus réticents, une approche simple comme le remplacement de la recherche web classique peut constituer un bon point d’entrée.
Maintenir un accompagnement continu
« Il faut régulièrement proposer du contenu prêt à l’emploi que les utilisateurs peuvent s’approprier progressivement« , souligne Renaud Beaufils. L’adoption ne se fait pas au premier contact, mais nécessite plusieurs sollicitations.
Accepter la temporalité du changement
Se donner le temps nécessaire pour que les nouvelles pratiques s’installent durablement, sans imposer un rythme trop soutenu qui pourrait générer du rejet.
Personnaliser l’accompagnement
Les sessions en petits comités ou par équipe permettent de créer un environnement rassurant où les utilisateurs peuvent exprimer leurs difficultés sans jugement.
Cette expérience démontre qu’au-delà de la technologie, c’est l’approche humaine, pragmatique et itérative qui détermine le succès de l’adoption de l’IA générative en entreprise. Une transformation qui a démarré sans budget dédié et qui convainc aujourd’hui par ses résultats mesurables et son niveau d’appropriation élevé.
Focus sur l’accompagnement Devoteam
Dans cette interview, Renaud Beaufils partage son retour d’expérience sur le déploiement de Copilot et l’accompagnement de Devoteam.
Challenge
Pouvez-vous nous décrire le contexte de votre collaboration avec Devoteam sur le projet Copilot ? Quels étaient votre demande initiale et vos besoins spécifiques ?
Au départ, notre demande était relativement ouverte. Nous disposions de licences Copilot et d’un budget d’accompagnement, avec pour objectif de mesurer le retour sur investissement. Nous avons donc fait appel à l’expertise de Devoteam pour structurer notre démarche. L’approche a été véritablement collaborative : nous avons intégré leurs recommandations méthodologiques, que nous avons adaptées à notre contexte. La majeure partie du cadre proposé venait de Devoteam.
Cela vous a donc permis de structurer la démarche et d’établir des jalons clairs ?
Exactement. Nous nous sommes appuyés sur des méthodologies éprouvées, que nous avons personnalisées selon nos besoins. Nous avons effectué un travail d’adaptation (réorganisation, ajustement) mais nous sommes partis d’une base structurée solide.
Aviez-vous défini dès le départ des objectifs précis concernant les groupes cibles, les premiers utilisateurs ou les cas d’usage prioritaires ?
Notre approche était véritablement exploratoire, sans objectifs prédéfinis rigides – et c’est encore le cas aujourd’hui. C’est d’ailleurs ce qui rend ce projet particulièrement intéressant : nous construisons progressivement, sans contraintes strictes. Il s’agit pour nous d’un programme d’innovation, ce qui représente une nouveauté. Nous donnons à nos collaborateurs la possibilité de construire leur propre vision de leurs outils de travail, tout en les accompagnant dans cette réflexion.
Cette approche ne risque-t-elle pas d’inquiéter certaines organisations, qui pourraient craindre de partir d’une page blanche sans visibilité claire sur la destination ?
La phase initiale ne demande pas un investissement temps considérable, notamment parce que Devoteam maîtrise parfaitement les enjeux de déploiement. En termes de gestion de projet, le démarrage est assez fluide. En revanche, l’accompagnement doit être maintenu dans la durée, avec un effort constant mais raisonnable. Personnellement, je consacre rarement plus d’une journée par semaine au projet, et aujourd’hui environ deux heures par semaine suffisent pour maintenir un niveau d’adoption élevé et intégrer les nouveaux utilisateurs. L’investissement est donc modéré, mais il doit être régulier.
Solution
L’accompagnement a-t-il évolué au fil du temps ? Organisiez-vous régulièrement des points d’étape pour ajuster la démarche ?
Nous avons établi des points de suivi hebdomadaires durant toute la phase initiale. Ces sessions d’une demi-heure à une heure couvraient la gestion de projet et le suivi de l’adoption. Nous avons adopté une approche agile, nous permettant d’ajuster nos hypothèses et nos choix en continu. Cette fréquence s’est avérée largement suffisante pour piloter efficacement le programme.
En termes de compétences, quelle est la valeur apportée par un partenaire comme Devoteam ?
Sur un outil aussi ouvert que Copilot, la valeur réside principalement dans le retour d’expérience capitalisé auprès d’autres clients. Devoteam apporte une connaissance approfondie des cas d’usage possibles, des problématiques classiques et de leurs solutions, ainsi que de l’intégration des différents outils entre eux. Ils ont également une vision des évolutions à venir.
Un aspect que je n’avais pas anticipé est leur connaissance fine de l’écosystème Microsoft. Microsoft propose des financements d’accompagnement, mais sans un partenaire comme Devoteam, nous n’aurions pas eu connaissance de ces opportunités. Cela crée une dynamique gagnant-gagnant. Devoteam nous aide à naviguer dans l’environnement complexe de Microsoft – licences, programmes, etc.
Quelle est, selon vous, la valeur ajoutée globale de cet accompagnement par Devoteam ?
Nous avons bénéficié d’une gestion de projet cadrée et efficace. Le projet s’est déroulé sans retard, avec des tâches maîtrisées et livrées dans les délais. Le projet était en forfait, et ce cadre budgétaire a été respecté sans dérapage. J’ai eu une visibilité constante sur l’avancement et les ressources restantes. À cela s’ajoute l’expertise sur l’outil et la formation, qui correspondent exactement à ce qu’on attend d’une mission de ce type.
Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans cette relation ?
Ce qui m’a marqué, c’est la réactivité exceptionnelle de Christelle, notre interlocutrice. Nous avons mis en place un canal de communication adapté à nos usages – un canal Teams permettant des échanges en temps réel. La réactivité était constante, et il y avait une parfaite cohérence entre ce qui était annoncé et ce qui était réalisé. Cette prévisibilité, combinée au niveau de compétence, a créé un climat de confiance immédiat. Mener un projet dans ces conditions est véritablement confortable.
Bénéfices
Au-delà des gains quantitatifs mesurables, identifiez-vous des bénéfices plus qualitatifs liés au déploiement de Copilot ?
Le gain qualitatif majeur réside dans la structuration de nos données et de notre connaissance d’entreprise. Auparavant, une réunion sans compte rendu représentait une perte sèche de connaissances. Aujourd’hui, nous capitalisons efficacement cette connaissance sans effort disproportionné ; la transcription et l’exploitation des contenus ont un coût très raisonnable.
Concrètement, nous gagnons en qualité de connaissances internes. Par exemple, si je ne connais pas un collègue, Copilot peut générer une fiche descriptive qui me permet de comprendre rapidement son rôle et ses responsabilités avant d’engager une discussion.
Nous constatons également une amélioration significative de la qualité de nos livrables. Les documents et présentations sont désormais plus homogènes et mieux structurés. Copilot permet d’assurer une cohérence tout au long d’un document, formatage uniforme, conventions de présentation harmonisées, ce qui évitait auparavant des incohérences chronophages entre les sections ou les slides.
